Wifi provisoire : définissez clairement qui l’utilisera durant votre événement

Lorsque la saison des événements approche, nombreux sont nos clients qui nous posent des questions sur leur connexion wifi provisoire. Les questions concernent aussi bien l’aspect technique, que l’aspect financier ou logistique. Mais l’une des choses les plus importantes à prendre en compte lors de la planification du wifi événementiel est … qui utilisera le wifi provisoire durant l’événement et pourquoi. Ce sont ces deux aspects que je vous propose d’étudier de plus prêt aujourd’hui.

Nous ne parlerons volontairement pas de l’accès à internet. La connexion internet temporaire est cependant un aspect essentiel. Que ce soit une connexion internet mobile, ADSL , sDSL, fibre ou encore satellite, cette solution de connexion est un élément clé pour tout événement. Et je ne vous parle pas d’une simple carte SIM avec un forfait mobile et un partage de connexion …

Déterminez à l’avance qui a besoin de cette connexion wifi provisoire

Vous devez connaitre votre cible pour communiquer correctement sur votre marque. C’est un concept assez simple que nous avons tous entendu au moins une fois ; mais appliquez-vous cette même réflexion lorsque vous planifiez votre solution wifi provisoire pour vos événements ? Il y a de fortes chances que vous sachiez que vous avez besoin d’une solution wifi temporaire ; mais que vous ne preniez pas le temps d’identifier clairement vos besoins.

Pourtant, c’est simple et très rapide ! Pour offrir la meilleure expérience possible à vos visiteurs, déterminez dans un premier temps qui l’utilisera. Les utilisateurs de la connexion wifi  et des points d’accès peuvent être :

• les visiteurs ;
• la presse
• les intervenants ;
• la production ;
• les exposants ;
• les VIPs.

Comment ces groupes utiliseront-ils le wifi ?

Maintenant que nous savons qui utilisera le wifi événementiel, reste à savoir comment et pourquoi ils l’utiliseront. Année après année, nous sommes intervenus sur des événements aussi divers que variés ; déployant aussi bien des réseaux wifi temporaires pour 20 que pour 2000 personnes ; avec 5 ou 50 bornes wifi. Bien évidement, le budget ne sera pas le même. Alors autant savoir à quoi servira cet Event Wifi ; et éventuellement prioriser les besoins et le budget.

Ainsi, voici quelques façons courantes dont les participants à l’événement utilisent une connexion wifi provisoire.

• Pour la navigation internet légère ;
• Envoyer ou Recevoir des emails ;
• Regarder ou diffuser des vidéos en streaming ;
• Un accès direct aux contenus ;
• Utiliser les médias sociaux ;
• La gamification ;
• Utiliser une Event App ;
• Effectuer des démonstrations ;
• Utiliser des technologies interactives.

Commencez à planifier votre solution wifi provisoire dès que possible

Le meilleur conseil que je puisse vous donner est de planifier la solution wifi temporaire de votre événement dès que possible. Aussi, afin de vous y aider, je vous propose de trouver ci-dessous une petite check-list qui vous permettra de déterminer immédiatement vos besoins en matière de wifi ; et ainsi obtenir la meilleure solution pour votre événement.

• Nom de l’événement ;
• Nombre d’utilisateurs du wifi ;
• Le nombre d’équipements connectés (ordinateurs portables, smartphones, etc.) ;
• Type d’événement (Conférence, Meeting, Festival, Salon, Réception, RoadShow, etc.) ;
• Date de l’événement ;
• Date d’installation et date de désinstallation;
• Utilisateurs du wifi (visiteurs, intervenants, exposants, presse, production, VIPs, etc.) ;
• L’événement se déroule-t-il à l’intérieur et/ou à l’extérieur ;
• Votre événement aura-t-il lieu dans plusieurs endroits ou pièces ? (Cela nous aide à déterminer les besoins en équipement réseau) ;
• Si votre événement est à l’extérieur, l’énergie sera-t-elle fournie par un générateur ?
• Lieu(x) où se déroule(nt) l’événement ;
• Quelle connexion internet sera disponible sur place ?

Ces quelques informations vous permettront d’y voir un peu plus clair et vous permettront aussi de demander des devis à différents prestataires techniques événementiels. On imagine aisément que les besoins seront différentes pour un raid dans le désert et une compétition sportive indoor. Enfin, afin de faciliter le devisage de votre connexion wifi provisoire, n’hésitez pas à joindre les plans du lieu où se déroulera votre événement.

Besoin de conseils pour dimensionner votre réseau ?

Si vous avez besoin d’aide pour dimensionner correctement votre connexion wifi provisoire, envoyez-nous les réponses aux onze points ci-dessus. Nos chargés de projet sont formés pour vous aider à comprendre, concevoir et déployer le réseau wifi adapté à votre événement. Chez Internet AnyWhere, nous fournissons une variété de solutions internet temporaire pour les grands et les petits événements ; que vous fournissiez une connexion WiFi dans une petite salle ou sur un immense stade. Notre équipe peut vous fournir l’expertise et les équipement nécessaires.

Ainsi, nous fournissons tous types d’équipements réseau ; tels que les pare-feu, les routeurs, les commutateurs, les points d’accès Wi-Fi, etc. Nous vous offrons plus que des solutions pré-configurées : nous mettons en place des solutions fonctionnelles qui répondent vraiment à vos besoins. Pour nous, chaque événement est également un événement.

Nous mettons donc un point d’honneur à comprendre vos besoins et que tout fonctionne le jour J ; et tout au long de votre événement. Enfin, chaque client est suivi par son chargé de projet tout au long de l’événement ; soit en astreinte distante, soit en astreinte sur site.