Organiser un événement virtuel : 8 bonnes pratiques à respecter
Lorsque l’on veut organiser un événement virtuel, l’accessibilité n’est pas souvent une priorité. Mais à mesure que le monde évolue vers une plus grande inclusion, les organisateurs doivent s’assurer que les expériences qu’ils créent touchent le plus grand nombre de personnes possible. Pour une fois, nous ne parlons pas d’accessibilité en terme de connexion internet temporaire ou de wifi événementiel.
Une étude d’inclusion nationale a révélé une série de données intéressantes. Saviez-vous que 6,6 % des personnes en France sont sourdes ou malentendantes ? Ou que plus d’un million de personnes en France sont aveugles ou ont une vision basse ? Et même si tout le monde ne le sait pas, il est probable que plus de 5,4 millions de Français souffrent d’un trouble de l’apprentissage.
L’organisation d’événements virtuels plus accessibles signifie que chaque participant a une expérience équivalente. Et cela inclut les personnes handicapées.
Mais comment les organisateurs d’événements peuvent-ils s’assurer que leurs événements sont effectivement accessibles à tous ? Quelles mesures peuvent être prises en vue d’un environnement inclusif pour tous ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Organiser un événement virtuel : donner des instructions claires pour s’inscrire
Les différentes plateformes auront des méthodes d’accès différentes, qui peuvent varier considérablement. L’une des premières étapes pour organiser des événements virtuels plus accessibles est d’être aussi clair et précis que possible. Notamment avec les instructions de participation.
Il est déjà difficile pour les utilisateurs débutants de comprendre les tenants et aboutissants des plates-formes, et cela devient de plus en plus compliqué pour les personnes handicapées. Ainsi, afin d’y remédier, il convient donc de fournir des guides étape par étape. Vous pouvez créer un manuel d’instructions complet, avec des images et du braille. Un manuel qui décrit avec précision tout ce qu’il faut faire pour réussir à entrer sur la plateforme d’événement virtuel.
Organiser un événement virtuel : l’inscription par téléphone
Même à notre époque, il y a encore des gens qui n’ont pas d’ordinateur. Les inégalités économiques et sociales sont de véritables problèmes ; sans parler du fait que les personnes handicapées sont le plus souvent touchées par ces inégalités. Ainsi, pour organiser un événement virtuel plus accessibles, vous devez également tenir compte des participants qui ne peuvent s’inscrire que par téléphone.
La plupart, sinon la totalité, des plateformes d’événements virtuels ont la possibilité de se connecter par téléphone. Faire de cette option une option pour votre événement est un moyen fantastique d’inclure les personnes ayant un handicap visuel. De plus, cela garantit que même ceux qui n’ont pas les moyens de se procurer certaines technologies peuvent profiter de votre événement autant que les autres.
Mettre en place le sous-titrage
Comme nous l’avons mentionné dans l’introduction, 6,6 % des personnes en France sont sourdes ou malentendantes. Cela signifie que le simple fait d’écouter les présentations et les intervenants peut ne pas être une option pour une partie importante de votre public. La meilleure façon d’atténuer ce problème et de garantir l’accessibilité de votre événement en ligne est de fournir un sous-titrage codé.
Et ce n’est pas valable uniquement pour le contenu pré-enregistré ! Les services de transcription en temps réel et les interprètes en langue des signes sont largement disponibles ; sans compter que plusieurs plateformes offrent également cette fonction. Tous les participants à votre événement en direct veulent pouvoir en profiter pleinement. Aussi, c’est à vous de faire preuve d’ouverture, pensez au format et d’aller au-delà pour leur fournir les outils nécessaires.
Évitez les effets de clignotement pour une meilleure expérience virtuelle
La sensibilité à la lumière n’est pas assez souvent mentionnée, mais elle affecte beaucoup de gens ; et la façon dont ils consomment les contenus. Ainsi, ceux qui souffrent d’épilepsie photosensible, par exemple, seront déclenchés par des effets de clignotement ; tels que les GIF et les vidéos ou des lumières trop intenses.
Si vous pouvez éviter ces effets lors de votre événement digital, c’est merveilleux. Pensez aussi à sensibiliser vos intervenants et partenaires à cela. Mais s’ils doivent être utilisés comme partie intégrante de la présentation, assurez-vous d’inclure une clause de non-responsabilité appropriée.
Inclure du texte alternatif dans vos images
Les personnes malvoyantes ou totalement aveugles utilisent souvent des lecteurs d’écran pour accéder à des sites web, des applications ; et, dans ce cas, des événements virtuels. Si vous présentez des images importantes lors de votre événement mais que vous n’ajoutez pas de texte alternatif (alt text), les participants qui ont du mal à lire ou qui sont partiellement ou totalement aveugles manqueront des informations essentielles.
Toutes les images n’ont pas besoin de texte alternatif. Cependant, savoir comment et quand cela doit être mis en place est une étape importante pour rendre les événements virtuels plus accessibles.
Créer un événement avec des présentations inclusives
Le World Wide Web Consortium a publié une série de bonnes pratiques en matière de création de présentations inclusives pour ce type d’événement ; ou tout événement physique d’ailleurs. Bien qu’il soit tentant de se lancer dans une conception de pointe, il est important de garder les bases à l’esprit.
Veillez donc à utiliser des polices de caractères faciles à lire, comme Arial et Helvetica. Aussi, pensez à offrir un contraste de couleurs suffisant entre le texte et le fond. Enfin, prévoyez un espacement des paragraphes au moins 1,5 fois supérieur à l’interligne.
Des points bonus sont accordés si vous distribuez des diapositives et toute autre documentation/lien avant l’événement. Cela permettra aux personnes ayant des difficultés d’apprentissage de prendre une longueur d’avance, et tout le monde pourra se familiariser avec le contenu avant la manifestation.
Organiser un événement virtuel et intégrer les personnes handicapées
Les personnes handicapées ne sont pas suffisamment représentées en tant que telles. Même si votre événement n’est pas nécessairement axé sur les personnes handicapées, le fait de les inclure dans certaines parties du processus de planification ou dans l’événement lui-même peut contribuer grandement à promouvoir l’inclusion dans le secteur de l’événementiel.
Ils peuvent vous donner des indications importantes sur la manière de planifier des expériences plus accessibles. Aussi, ils peuvent vous indiquer certaines erreurs que vous faites et dont vous n’avez même pas conscience ou que vous n’avez pas envisagées. Un vrai bonus pour organiser un événement virtuel réellement inclusif !
Prévoir des pauses
Le chemin vers des événements virtuels plus accessibles n’est pas linéaire. Même les personnes handicapées apprennent encore comment naviguer sur les eaux de l’inclusion ; et ce qui leur permettrait de profiter pleinement de l’événement et d’y participer. Vous et vos participants handicapés devez travailler ensemble pour atteindre cet objectif.
Ainsi, pour organiser un événement virtuel de qualité, ou même un événement hybride, pensez aux pauses ! Cela donnera à chacun la possibilité d’exprimer son opinion, de poser des questions, de demander de l’aide, etc.
FAQ
Terminons cet article avec quelques questions que vous pourriez encore vous poser ; avant d’organiser un événement virtuel pour votre société, vos équipes ou votre client.
Pourquoi organiser un événement virtuel ?
Les conférences virtuelles vous permettent d’organiser de grands rassemblements sans avoir besoin d’un lieu coûteux ou d’une grande équipe. Comme les événements physiques, les conférences virtuelles offrent aux participants de nombreuses occasions d’interagir entre eux et de collaborer sur de nouvelles idées.
Comment organiser un séminaire virtuel ?
Il est facile de comprendre pourquoi les événements virtuels sont plus inclusifs, plus sûrs pour votre communauté. Pourquoi ils permettent aux organisateurs de s’adresser à un public plus large. Et comme le marché ne fera que croître dans les années à venir, il est logique que votre organisation tire parti de cette tendance.
Pour vous aider à planifier et faire la promotion de votre événement digital, nous avons dressé une liste de 11 conseils qui vous guideront de la planification à l’analyse rétrospective de l’événement :
- Identifiez votre public ;
- Choisissez le bon outil d’événement virtuel et le bon format ;
- Créez un ordre du jour pour votre événement digital ;
- Préparez vos intervenants et partenaires ;
- Déterminez comment vous allez faire participer votre public virtuel ;
- Contactez et engagez vos sponsors ;
- Faites la promotion de votre événement en ligne ;
- Créez un article de blog pour votre événement online ;
- Créez un plan pour faire face aux difficultés techniques ;
- Assurer le suivi des participants à la fin de l’événement ;
- Évaluez les données et les retombées de votre événement en direct ;
- Stockez le matériel de conférence dans votre système de gestion de l’apprentissage ;
Comment organiser une foire ou un salon virtuel avec des stands ?
Il doit être facile pour vos participants d’accéder à votre salon virtuel. Les points d’engagement et le format doivent être bien définis et clairement étiquetés. Le contenu accessible comprend :
- Zoom et balayage : en agrandissant le contenu sur le stand, les délégués peuvent l’examiner en détail.
- Site Web ou autre contenu externe : les visiteurs de votre salon virtuel peuvent visiter le contenu lié.
- Téléchargements : les PDF, livres blancs ou autres fichiers peuvent être téléchargés, examinés et enregistrés par les participants.
- Vidéo : un lecteur vidéo contextuel qui permet à l’utilisateur de lire le contenu vidéo selon ses besoins.
Les participants peuvent se déplacer dans un espace de hall d’exposition sur mesure où l’emplacement des stands individuels est indiqué par l’empreinte du stand. Des points d’engagement de marque sont ensuite ajoutés, permettant au visiteur de cliquer sur le logo de la marque pour accéder à la page de l’exposant. Enfin, des plans d’étage interactifs du salon virtuel permettent aux participants de visualiser facilement tous les stands et de voir où ils souhaitent passer leur temps lors de votre événement en ligne.
Les événements virtuels sont plus économiques que les grands événements physiques. Ils permettent de faire passer des messages clés à votre public cible. Enfin, sans le coût de la logistique, des matériaux et des frais de location, vous pouvez créer une version en ligne plus écologique.
Comment promouvoir un événement virtuel ?
- Organisez conjointement l’événement virtuel avec une autre entreprise partenaire ;
- Créez une landing page professionnelle et attrayante ;
- Investissez dans un peu de SEA pour la promotion de l’événement ;
- Mentionnez votre événement en direct sur vos réseaux sociaux ;
- Présentez votre événement virtuel sur votre site web avec un CTA intégré ;
- Envoyez un e-mail à votre liste de contacts ;
- Envoyez un e-mail à vos équipes pour faire marcher le bouche à oreille ;
- Faites un emailing auprès de plus de contacts potentiels ;
