Événements virtuels : 11 idées pour organiser le vôtre
Si les événements virtuels ou événements en ligne vous font penser à de longs webinaires ou à des visioconférences sur Zoom ou Microsft Teams, cet article est fait pour vous ! En fait, il existe beaucoup d’autres possibilités !
Dans le monde entier, des professionnels de l’événementiel font preuve de créativité dans l’utilisation de la diffusion en direct pour élargir leur champ d’action et créer de nouveaux formats. Et ils ne le font pas forcément avec de gros budgets. Grâce à une technologie et à des outils peu coûteux, créer un événement est assez simple.
Les événements virtuels remplacent les événements en présentiel dans de nombreux secteurs. Des « happy hours » virtuels avec les employés aux conférences sectorielles complètes, les événements en ligne permettent aux entreprises de toucher des personnes dans le monde entier.
Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?
Un événement virtuel est un rassemblement qui se déroule dans un cadre en ligne. Il peut s’agir de webinaires, de sessions vidéo et audio, et d’interactions entre les participants dans un chat en direct ou un format audio. Certains événements virtuels se déroulent en une seule session, tandis que d’autres proposent plusieurs jours de contenu et d’engagement en ligne. Il peut s’agir d’événements visant à attirer de nouveaux clients, à éduquer ou simplement à s’amuser.
La valeur des événements virtuels
Bien que les événements virtuels puissent sembler moins engageants, vous seriez surpris de la valeur qu’ils peuvent apporter. Ils vous permettent de réunir un public plus large. Les frais de déplacement qui auraient pu empêcher les participants d’assister à un événement en direct ne sont plus un problème.
De plus, le virtuel signifie moins de frais généraux. Vous n’aurez pas à payer une connexion internet temporaire ou un réseau wifi événementiel ; par exemple. Vous pouvez donc réduire considérablement vos dépenses tout en dépensant davantage pour organiser le meilleur événement virtuel possible.
Enfin, il y a les données. Il est beaucoup plus facile de savoir qui regarde quoi lorsque tout le monde est connecté en ligne.
Quelques solutions possibles pour vos événements virtuels
Alors, comment traduire votre expérience d’un événement classique en quelque chose d’engageant en ligne ? Il s’agit d’utiliser de nouveaux formats pour donner aux participants ce qu’ils veulent et d’offrir des moyens de se connecter via des fonctions de chat.
Pour organiser votre événement, voici quelques idées :
- Un atelier pour enseigner votre expertise commerciale ;
- Une interview d’une personne influente de votre secteur d’activité ;
- Montrez comment préparer votre cupcake le plus populaire ;
- Organiser une série de cours sur le jardinage des plantes vivaces ;
- Organisez une séance de questions et réponses sur votre entreprise ;
- Proposez une démonstration de votre nouveau produit ;
- Organisez un webinaire de sensibilisation pour inciter les participants à faire un don à votre cause.
Mais allons un peu plus loin avec de idées et de nouveaux formats encore plus concrets.
Des événements virtuels autour du sport
Ce n’est un secret pour personne que la pandémie a obligé pratiquement tout le monde à se préoccuper davantage de la santé et de l’hygiène. Alors pourquoi ne pas en tirer parti ?
Nombreux sont ceux qui luttent non seulement pour leur bien-être physique, mais aussi pour leur dépression et leur stress en raison de la pandémie. Vous pouvez, par exemple, organiser des cours de fitness où les participants peuvent suivre les instructions à l’écran avec un équipement simple. D’autres cours sont aussi possibles :
- des cours de méditation ;
- des cours de yoga ;
- cours de musculation virtuels ;
- des webinaires/conférences sur la santé et le bien-être ;
- d’art-thérapie ;
- de poésie thérapeutique ;
- des cours de danse.
Vous pouvez également combiner ces activités de bien-être avec d’autres événements, ou comme une session de « pause » entre les réunions ; par exemple, une pause de 5 minutes de yoga en équipe. Cela peut s’avérer très efficace pour les membres de votre équipe et les participants. Ils peuvent ainsi changer de rythme au lieu d’être coincés dans une réunion Zoom ennuyeuse de trois heures.
Des événements virtuels de quiz
Il y a une raison pour laquelle Trivial Poursuite reste très populaire même après toutes ces décennies : tout le monde aime les quiz. La bonne nouvelle, c’est qu’il est très facile d’intégrer une soirée quiz à un événement virtuel ; ou même à un événement indépendant.
Il suffit de préparer vos questions et de demander à un hôte/modérateur de les lire à vos participants. Vous pouvez saisir les questions et les réponses dans une diapositive PowerPoint et partager la présentation via Zoom ; ou les plateformes de vidéoconférence de votre choix.
Si vous ne souhaitez pas préparer vos questions, vous pouvez également profiter de diverses plateformes de jeux de questions en ligne que vous pouvez utiliser immédiatement.
Un concert virtuel en live streaming
L’organisation d’un concert virtuel peut offrir une expérience unique et mémorable à vos participants si elle est bien réalisée. Vous pouvez également combiner un concert virtuel avec d’autres événements virtuels ; par exemple en insérant un concert entre les orateurs d’une conférence virtuelle.
La clé de la réussite d’un concert virtuel réside dans la production ; ou, plus exactement, dans le fait de s’assurer que la production du concert fonctionne dans l’environnement virtuel. Il est essentiel qu’un concert soit immersif. Nous ne pouvons pas nous contenter de diffuser un flux vidéo de l’artiste. Ajoutez de multiples angles de caméra. Aussi, une scène bien conçue et d’autres éléments comme des lasers et des effets pyrotechniques peuvent contribuer à renforcer l’immersion du concert.
Soyez créatif avec votre concept, par exemple en incorporant un moyen pour les participants d’interagir entre eux ; ainsi qu’une boutique en ligne pour des produits dérivés qu’ils ne peuvent obtenir que pendant le concert.
Un escape room en réalité virtuelle via internet
Pour ceux qui connaissent les jeux d’escape room, vous pouvez penser qu’il est difficile de les transposer dans un cadre virtuel. Cependant, il existe des services tels que The Escape Game qui peuvent vous aider à organiser des jeux d’évasion virtuels en équipe ; pour les petits et les grands groupes.
Même si vos participants ne partagent pas le même lieu géographique, ce type de jeu virtuel peut leur permettre d’explorer ensemble un environnement commun. Ce qui en fait une excellente activité de team building.
Vous pouvez également concevoir le jeu vous-même, par exemple en partageant des énigmes à l’écran, et utiliser des objets courants que les participants ont chez eux.
Là encore, faites preuve de créativité ! N’hésitez pas à envoyer un email à vos collègues ou à organiser une table ronde pour confronter vos idées.
Les événements hybrides : des événements virtuels physiques
Un événement hybride est un événement qui utilise une combinaison d’éléments en présentiel et virtuels. Ils sont adaptés à chaque public pour une expérience optimale. Les événements classiques exigent que tous les participants soient présents dans un lieu physique au moment de l’événement. Les événements virtuels sont ceux où tout le monde participe sur internet. Vous l’aurez compris, les événements hybrides combinent les deux, où certaines personnes participent en personne et d’autres en ligne.
Faites la transition vers les réunions virtuelles et optimisez votre communication
En période d’incertitude du fait de la crise sanitaire liée au Covid-19, lorsque vos participants ne sont pas sûrs de pouvoir participer, les événements en ligne sont un moyen intelligent pour les organisateurs de salon, par exemple, de communiquer avec les participants et de s’assurer que la connexion humaine n’est pas perdue.
Ainsi, à vous d’organiser la mise en place d’un événement hybride. L’organisation des salons, avec des exposants et des visiteurs face à face peut se transposer en ligne. Avec l’aide d’outils traditionnels vous pouvez, par exemple, organiser un salon virtuel. Comme pour faire connaître votre événement physique, les réseaux sociaux sont vos alliés.
Au vue de ce qui se passe peut être est-il temps de faire évoluer le salon physique ; le salon traditionnel. Enfin, n’oubliez pas qu’un événement virtuel offre un gain de temps et une solution en temps réel !
Exemple de la plateforme Swapcard
Swapcard est une plateforme de gestion d’événements pour les événements virtuels et en direct. Elle permet d’engager le public et de mettre en relation les participants et les exposants, grâce à l’intelligence artificielle.
Parmi les fonctionnalités de Swapcard, citons la mise en réseau des participants grâce à l’IA, les réunions de participants de manière automatisée, les appels vidéo avec la possibilité de naviguer sur la plateforme tout en restant connecté, la possibilité pour les participants de consulter les sessions et de créer leur planning via un programme d’événement toujours à jour ; et bien d’autres choses encore.
