Annulation d’un événement : ce que vous devez légalement faire
L’annulation d’un événement n’est jamais agréable. Mais elles s’enchaînent depuis mars 2020. Cependant, vu l’état actuel des choses, c’est nécessaire. Et si une grande partie de l’attention des organisateurs se concentre sur les événements virtuels, une partie concerne également l’annulation.
Alors, que devez-vous faire ? Que prévoit le code civil dans cette situation ? Y’a-t-il une obligation légale de rembourser les participants ? Pouvez-vous simplement envoyer un emailing et annuler l’événement de plein droit ? Et est-ce même conseillé ?
Y a-t-il un moyen de réutiliser les coûts engagés pour votre événement ; ou existe-t-il une solution de secours via une modification de l’événement ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions qui ont circulé dans le secteur de l’événementiel en cas d’annulation.
Annulation d’un événement : Force Majeure
Commençons par définir le terme de force majeure. La force majeure est un terme juridique qui existe depuis longtemps et qui figure dans vos contrats.
C’est un principe juridique qui dit que si l’exécution d’un contrat devient impossible ou illégale, les deux parties peuvent agir séparément et il n’y a aucune responsabilité pour l’une ou l’autre partie. Et presque toutes les lois et presque tous les pays du monde en ont.
Voici ce que l’on peut dire d’un point de vue juridique. Cependant, dans le cadre de certaines prestation de service, mieux vaut parfois être conciliant ; pour soutenir ou conserver ses clients dans le futur. Proposez des solutions et des mesures appropriées à vos clients ; du report à la résolution du contrat.
La force majeure a-t-elle la priorité ?
La force majeure ne s’applique que lorsque quelqu’un ne peut pas exécuter son contrat pour une raison indépendante de sa volonté. Par exemple, si je dis : « Nous avons un nouveau PDG dans notre entreprise et il veut se serrer la ceinture, alors nous annulons. », ce n’est pas un cas de force majeure, car cela est sous le contrôle du groupe qui annule.
Il est difficile d’avoir une liste exhaustive parce que nous ne savons pas ce qui va se passer. Et en général, ça n’est jamais très claire. S’agit-il seulement de terrorisme dans la ville où se tiendra votre événement ?
S’il y a du terrorisme en Europe, les gens ne voudront peut-être pas prendre l’avion et voyager. C’est donc peut-être un cas de force majeure pour un certain groupe de personnes.
Le mauvais temps peut être un cas de force majeure. Mais est-ce que la chaleur va vraiment être un cas de force majeure si vos événements se déroulent dans un espace correctement climatisé ? Probablement pas. Donc, la clé est de définir les choses de la manière la plus étroite ou la plus large possible lors de la conclusion du contrat afin de se prémunir au mieux d’un risque d’annulation.
Et s’il n’y a pas de clause de force majeure ?
Il peut arriver que vous ne disposiez pas d’une telle clause dans votre contrat lors de l’annulation d’un événement. Que pouvez-vous faire dans ce cas ?
Vous n’êtes pas totalement démuni en cas d’annulation d’un événement. Encore une fois, comme je l’ai déjà dit, cela dépend de la loi qui régit votre contrat. C’est généralement celle du lieu où va se tenir votre événement.
Le calendrier
Vous vous demandez sans doute jusqu’à quand un cas de force majeure peut être déclenché avant un événement. Certains contrats de prestataires stipulent que si vous êtes victime d’un cas de force majeure, vous êtes dans l’obligation d’informer l’autre partie que vous voulez annuler. Pour le cas d’un concert de porter à la connaissance du spectateur la raison de l’annulation. La découverte d’une maladie grave chez un chanteur peut donc être un motif valable pour l’interruption d’un spectacle ou d’une tournée. Généralement, des assurances sont souscrites pour couvrir ce risque. Les contrats d’assurance annulation sont cependant très restrictifs.
N’oublions pas non plus que la force majeure peut aussi être un report d’événement, et pas seulement l’annulation d’un événement. Mais vous devez en informer l’autre partie dans les 10 jours suivant la survenance du cas de force majeure. Mais mieux vaut ne pas attendre et agir dès que vous le savez.
Services déjà rendus
De nombreuses entreprises fournissent des services pour l’organisation d’événements à leurs clients en échange de commissions hôtelières. Que se passe-t-il lorsqu’un client annule un événement pour cause de force majeure ? Y’a-t-il une obligation légale ? Les organisateurs ont-ils un recours pour les services déjà rendus aux deux parties ?
S’il ne s’agit que d’un contrat de commission, la réponse serait non. Parce que les commissions arrivent au moment où la réunion a lieu et, en fait, la plupart des contrats d’hôtel stipulent qu’ils ne versent pas de commissions sur les dommages-intérêts pour annulation.
Il y a deux façons d’aborder ce problème. La première est de travailler les commissions sur la base des revenus que l’hôtel perçoit. Qu’il s’agisse de dommages-intérêts pour annulation ou non. Et je dirais que si des dommages-intérêts pour annulation sont en jeu, si l’hôtel reçoit 100% du prix de la chambre pour chaque chambre annulée, alors il devrait payer une commission.
C’est aussi le cas pour les prestataires comme Internet AnyWhere. Nos contrats pour des solutions internet temporaires et des réseaux wifi événementiel ont purement et simplement été annulés. Mais chez certains prestataires, des frais d’annulations peuvent s’appliquer. Ces frais d’annulation peuvent parfois être conséquents. Enfin, parfois, les frais d’annulation représente le prix total de la prestation.
Conseils généraux en cas d’annulation d’un événement
La première chose à faire, est de bien lire vos contrats et les conditions s’y rattachant. Sachez dans quoi vous vous engagez avant de signer le contrat, et réfléchissez à ce qui pourrait arriver. Réfléchissez à ce qui pourrait arriver à votre événement. Pensez à ce qui s’est passé dans le passé et à ce qui peut être raisonnablement prévu.
Veillez à ce que vos contrats abordent tous ces points. Assurez-vous que si vous êtes un organisateur d’événement ou un fournisseur tiers que vos clients ont des attentes raisonnables quant à ce que vous pouvez leur fournir.
Comment annoncer l’annulation d’un événement à cause du Coronavirus ?
Quand vient le difficile moment d’annoncer l’annulation d’un événement, proposez plusieurs options aux participants. Bien évidement, vous pouvez leurs proposer un remboursement. En fonction de vos conditions de vente vous pouvez même y être obligé. Prenons l’exemple de l’annulation d’un concert.
Comment faire pour rembourser des billets pour un concert annulé ?
Cependant, mieux qu’un remboursement, n’hésitez pas à leurs proposer un avoir. Avec avoir, vous vous assurez qu’il commandera un billet, par exemple, dans le futur. Dans le cadre d’un concert, vous pouvez aussi leur proposer de conserver leur billet et de l’utiliser lorsque l’événement annulé sera reprogrammé à une nouvelle date.
Ces dernières solutions vous évitera de grever votre trésorerie en remboursant tous les billets déjà vendus. Qui plus est si vous avez vous même déjà engagé des frais auprès de vos prestataires.
A l’avenir, pensez à vous prémunir au mieux contre ces risques d’annulation. Que ce soit à cause d’un pandémie, d’un arrêté ministériel, de mouvements comme celui des gilets jaunes, etc. Certaines assurances sont d’ailleurs prévues pour prévenir les risques d’annulation. Mais, encore une fois, pensez à bien lire les conditions. En matière contractuelle, la précision est de mise !
Pour plus d’informations, le site du Ministère de l’Economie a mis en ligne une série d’article autour de cette thématique.
