Faut-il encore planifier des événements pour cet été ?
Est-il raisonnable de planifier des événements pour cet été avec la pandémie de Coronavirus ? Les gouvernements du monde entier appliquent des restrictions plus ou moins sévères sur les voyages et la vie quotidienne. Certains sont plus en retard que d’autres. Tous mes pays n’ont pas appliqué les mêmes règles en même temps. Ces différences étaient flagrantes sur les réseaux sociaux.
Du coup, à quoi doivent s’attendre les planificateurs d’événements et l’industrie événementielle ? Dans le monde entier, les professionnels de l’événementiel débattent pour savoir s’il faut annuler ou reporter les événements à venir. Les recommandations des autorités sanitaires étaient auparavant laxistes. Ne mentionnant que le nombre de cas confirmés dans un lieu donné.
Le problème pour les professionnels de l’événementiel est l’incertitude qui entoure le report de leurs événements. Certains ne reportent que de quelques mois.
Pendant ce temps, les autorités des régions gravement touchées prévoient que les choses vont empirer ; avant de s’améliorer. Cela aura un effet en cascade puisque certaines régions adopteront des politiques plus tard . Ainsi, elles seront touchées à des rythmes différents. À cela s’ajoute le risque de « deuxièmes vagues ».
Dans cet article, nous allons examiner les types de fermetures actuellement en cours, ce à quoi nous pouvons nous attendre dans les jours et les semaines à venir ; et la probabilité d’une reprise estivale.
Planifier des événements : quid des interdictions de voyage ?
L’interdiction de voyager est un des premiers signes d’un confinement à venir dans un pays.
Ces interdictions de voyager devraient durer aussi longtemps que la pandémie et s’appliquer à toutes les régions où des foyers d’infection sont actifs ; et peut-être même au-delà si les régions où il n’y a pas de foyers d’infection actifs ne testent pas non plus tout le monde de manière transparente.
Il est presque certain que les rassemblements internationaux seront impossibles à organiser s’ils sont maintenus tant que ces interdictions sont en vigueur. Même si certains optimistes espèrent que les épidémies seront plus faciles à gérer en été. La planification d’événements dans ces conditions est donc on ne peut plus compliqué.
Outre les restrictions de voyage, les mesures ayant un impact encore plus urgent sur les événements comprennent la distanciation sociale et l’évitement des rassemblements de masse.
Comment gérer la logistique d’un événement avec cette variable ?
Mieux vaut prévoir une solution de secours ! L’organisation d’un événement en présentiel uniquement est risqué. Alors pourquoi ne pas travailler avec votre équipe sur un événement hybride ; ou un événement en ligne en guise d’alternative en cas d’annulation. La planification d’un événement en ligne ou événement virtuel vous évitera d’annuler purement et simplement votre événement.
La première chose à faire sera de vous doter d’une application ou plateforme de gestion d’événement en ligne. Vous pourrez y organiser un événement en quelques clics. Vous pourrez y inscrire le détail de votre événement, la description de l’événement, la date de l’événement, l’emploi du temps, etc. Pensez à constituer un fichier avec les emails des clients et des participants pour communiquer le lien d’accès avant et le jour de l’événement ; n’hésitez pas non plus à communiquer sur vos médias sociaux. Ensuite, pensez aussi à renforcer votre accès internet ! Faites appel à Internet AnyWhere !
Vous pouvez aussi prévoir l’organisation d’un événement sur plusieurs lieux. Plusieurs lieux d’événement plus petits vous permettra de contourner le système de jauges mises en places. Déterminez les objectifs de votre événement, réorganisez vos équipes et définissez les besoins. Planifier un événement sur plusieurs lieux peut s’avérer plus compliqué en terme de logistique ! Mettez en place un plan d’action et préparez une liste de tâches et besoins pour chaque lieu. Mon conseil ; répartir la charge de travail est indispensable pour ne rien oublier !
Création, gestion et organisation d’un événement avec la distanciation sociale
Tout les pays n’ont pas encore mis en place de confinement alors que la Chine commence à lever complètement le sien.
En Europe, des mesures d’isolement sont en vigueur à des degrés divers. Mais toutes aboutissent au fur et à mesure à un confinement de la population. Du coup, beaucoup d’événements sont purement et simplement annulés au moins jusqu’au début du mois de Juin.
Les événements de toute taille dans ces régions sont susceptibles d’être confrontés à une fréquentation extrêmement faible dans un avenir proche, et constitueraient un investissement risqué. La gestion d’évènements est on ne peut plus compliquée et hasardeuse dans ces conditions.
La possibilité d’une prolongation de la période estivale n’est pas encore claire. D’après le calendrier de l’expérience de Wuhan avec l’épidémie, le virus atteindrait probablement son pic à trois mois. La bonne nouvelle est que le réchauffement climatique pourrait contribuer à accélérer la reprise, mais il n’y a aucun moyen d’en être sûr ; et donc planifier des événements à venir. Aucune date butoir n’est à ce jour connue.
Planifier des événements mais renforcer la sécurité médicale
La situation de chaque événement est unique et il n’existe pas de solution unique qui ait un sens pour tout le monde.
Comment organiser un événement dans ce contexte ?
Prenons le cas d’organisateurs qui organisent des événements dans des zones à haut risque ou dont les participants viennent de ces zones. Il peut être judicieux d’inclure des fournitures médicales et/ou du personnel sur place.
Selon le lieu d’organisation de l’événement, le personnel médical peut réaliser des dépistages du virus. Les organisateurs de l’événement peuvent essayer de vérifier auprès des établissements médicaux locaux s’ils ont des recommandations.
Au minimum, des fournitures telles que du désinfectant pour les mains. Et, le cas échéant, des masques devraient être mis à la disposition des participants.
Si des mesures plus extrêmes devaient être mises en œuvre sur place, il est essentiel que les participants en soient informés à l’avance. Cela permet de s’assurer qu’ils sont prêts à coopérer et qu’ils ne soient pas surpris.
La communication sur place est extrêmement importante. Tant avec les participants qu’entre les membres du personnel de l’événement. Les organisateurs doivent mettre en place un plan de communication de crise si un participant soupçonne qu’il est infecté.
En conclusion : faire preuve de flexibilité pour vos projets événementiels
À ce stade, les organisateurs d’événements devraient être habitués à opérer dans un contexte de grande incertitude. Comme c’est le cas dans le secteur du voyage, tout projet futur devrait être élaboré en tenant compte de politiques d’annulation claires. De meilleurs outils de planification d’événement seront sans doute nécessaires par la suite.
Nous espérons tous un retour à la normale cet été, mais seul l’avenir nous le dira.
