Comment mettre en place un accès Wifi temporaire pour un événement ?

La disponibilité d’un accès WiFi temporaire lors d’événements est un facteur crucial pour assurer la satisfaction des participants. Il est important de choisir la bonne solution de location temporaire WiFi afin de proposer aux participants la connexion internet qu’ils attendent.

Déterminez vos besoins en matière de accès WiFi temporaire

La première et la plus importante étape de la mise en place d’un accès internet temporaire haut débit consiste à se familiariser avec les participants à l’événement et leurs besoins. Découvrez qui utilisera le WiFi de votre événement ; ainsi que combien d’appareils ils apporteront avec eux et pourquoi ils utiliseront l’internet. Voici quelques éléments dont vous devez tenir compte.

La nombre de personne à utiliser l’accès WiFi temporaire

Il est essentiel de connaître la taille de votre public pour déterminer le type de WiFi le mieux adapté à votre événement. Même une estimation grossière sera utile. Aussi, vérifiez votre liste de participants et estimez le nombre d’appareils qu’ils sont susceptibles d’utiliser.

Par exemple, si 500 personnes assisteront à votre événement et qu’il est probable qu’une personne moyenne apportera deux appareils (téléphone, tablette, ordinateur portable, etc.) qui nécessiteront une connexion internet. Vous devrez prévoir une solution WiFi temporaire pouvant prendre en charge environ 1000 appareils.

Ces calculs sont importants. Si vous choisissez un nombre aléatoire d’appareils à connecter à internet, vous risquez de finir par investir dans une solution temporaire de hotspots wifi qui ne répond pas à vos besoins. Sous-dimensionnée et ou sur-dimensionnée.

Les besoins de bande passante

Une fois que vous connaissez le nombre approximatif d’appareils présents à votre événement, l’étape suivante consiste à déterminer la bande passante dont vous aurez besoin. Les offres internet disponibles sont nombreuses. Une façon d’aborder cette question est de dresser une liste des différentes façons dont les participants et les organisateurs utiliseront le WiFi de votre événement.

Par exemple, y aura-t-il une diffusion vidéo en direct lors de l’événement ? Votre événement encouragera-t-il l’interaction avec le public, des sondages ou des quizz ? Y aura-t-il des stands de vente ? Aurez-vous des terminaux de paiement connectés ?

Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces questions, il vous faudra trouver une solution WiFi fiable ; et faire correspondre les besoins en débit avec l’utilisation prévue du réseau wifi temporaire.

En revanche, si vous êtes certain que les participants ne feront que surfer sur internet ou consulter leurs emails, vos besoins en bande passante ne seront pas aussi importants que dans les scénarios ci-dessus. Un accès internet mobile pourrait suffire dans ce cas. Je pense par exemple à une carte SIM prioritaire dans une clé internet.

Utilisation du WiFi

L’utilisation du WiFi lors de votre événement peut ne pas être uniforme sur l’ensemble du site. Les différents participants ayant des besoins différents en matière d’internet. Les participants peuvent utiliser le WiFi de façon intermittente pour des raisons personnelles ; consulter leurs courriels ou se tenir au courant des notifications des médias sociaux, par exemple. Là, un simple partage de connexion sur son ordinateur portable peut être suffisant ; via l’internet mobile.

Autre exemple, les exposants peuvent avoir besoin d’une connectivité WiFi plus forte pour leurs activités de marketing. Je pense à la diffusion de vidéos et de diaporamas ou la possibilité de faire des paiements en ligne ; ainsi qu’à l’inscription des visiteurs à leurs bulletins d’information ou le téléchargement de leurs applications, etc.

Faites les bons choix pour votre accès Wifi Temporaire

Une fois que vous avez défini vos besoins, il est temps de choisir une solution WiFi temporaire pour votre événement. Il y a trois points clés à retenir lors de votre choix final.

Choisissez votre solution WiFi bien à l’avance

L’organisation d’un événement comporte de nombreux éléments évolutifs : lieu, invités, participants, budget. Tous réclament votre attention. Avec tout ce qui se passe, il est facile de remettre à plus tard le choix de la bonne solution WiFi au profit d’autre chose.

Mais si vous le remettez trop longtemps à plus tard. Vous risquez de prendre une décision hâtive sans tenir compte de tous les facteurs nécessaires pour offrir une expérience réseau exceptionnelle.

Si l’accès au réseau WiFi temporaire que vous choisissez n’offre pas un débit suffisant, vous êtes sûr de rencontrer de nombreux problèmes. Les utilisateurs auront du mal à se connecter à l’internet. Les applications risquent de ne pas fonctionner et les participants à l’événement auront une expérience globalement frustrante.

Créez différents réseaux (ou VLAN) pour votre accès Wifi Temporaire

Si vous savez que différents groupes d’utilisateurs utiliseront votre WiFi à des fins différentes, il est recommandé de donner la priorité à certains groupes ; par rapport à d’autres. Il faut alors créer des réseaux distincts pour chaque groupe.

Dans notre secteur d’activité, cela s’appelle créer des réseaux locaux virtuels séparés, ou VLAN. Afin d’éviter que tout le monde sur le site ne souffre d’éventuelles lenteurs, vous pourriez donner la priorité à un trafic important ; comme le streaming des exposants et les présentations des conférenciers. Bref, offrir une connectivité WiFi à ceux qui en ont vraiment besoin au moment où ils en ont le plus besoin.