Technologie événementielle : le guide du débutant !

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La technologie événementielle, les innovations technologiques ont facilité l’organisation d’événements en permettant d’automatiser bon nombre de processus. Ainsi, avec des centaines d’options sur le marché pour tous les différents aspects d’un événement, il peut être parfois compliqué de s’y retrouver.

La technologie événementielle est tout aussi présente de la pré-planification à l’enregistrement, à l’engagement du public et aux évaluations post-événementielles.

 

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Technologie événementielle : rationaliser votre planification pré-événement

La planification d’un événement est souvent l’étape la plus longue. Trouver et réserver un lieu, organiser les voyages, le marketing et la promotion ; et bien sûr l’inscription ne sont que quelques-unes des tâches importantes à accomplir.

Voici quelques technologies de planification d’événements qui peuvent simplifier et rationaliser le processus de planification ; et qui vont vous permettre d’économiser du temps et de l’argent tout au long du processus.

 

Technologie événementielle pour trouver le bon lieu

Il est temps de laisser tomber vos feuilles Excel et d’utiliser un logiciel qui peut vous aider à créer et diffuser des appels d’offres. Ainsi que de recevoir des offres et partager des informations sur les offres avec les principaux décideurs. Vous gagnerez du temps sur la logistique et accélérerez la prise de décision.

 

Technologie événementielle pour le marketing et la promotion

Plus votre outil marketing est complet, plus il est facile de l’intégrer à d’autres systèmes que vous utilisez déjà. Pour les débutants, recherchez un outil qui vous permet de créer des e-mails personnalisés et automatisés. Cela vous permettra d’allouer plus de temps à gérer d’éventuelles urgences.

 

Technologie événementielle pour la budgétisation et le suivi des dépenses

Avec la technologie appropriée, vous pouvez créer des budgets d’événements plus complets et réalistes. Ensuite, cela permet aussi de suivre vos fonds, calculer les coûts variables et évaluer les dépenses liées aux événements. Les fonctions de reporting et de tableau de bord facilitent la gestion des coûts et le partage d’informations avec les décideurs.

 

Technologie événementielle pour l’enregistrement en ligne

La technologie événementielle peut également vous aider à personnaliser l’intégralité du processus de planification de l’événement. Vous pouvez créer un site internet d’enregistrement afin d’identifier les visiteurs de votre site web. Cela vous permet de modifier le processus d’inscription en fonction du type de participant. Avec des logiciels plus sophistiqués, vous pouvez même créer des chemins d’enregistrement dynamiques et des prix basés sur des critères prédéfinis.

 

Technologie événementielle pour la réservation de voyage et d’hébergement

En intégrant la réservation de voyage et d’hébergement directement dans le processus d’inscription, vous rendez votre inscription plus rapide et plus facile. Cela facilite également le travail avec vos partenaires.

 

Technologie événementielle pour le traitement des paiements

Un système de paiement automatisé vous facilitera la vie. Vous pouvez suivre les paiements en temps réel, automatiser les remboursements et même accepter les devises internationales ; ou proposer des prix promotionnels. Pour plus de sécurité, assurez-vous que votre technologie de traitement des paiements est conforme au niveau 1 de PCI.

 

Technologie événementielle : pendant votre événement

 

Rendez votre événement engageant

Une fois votre événement commencé, votre tâche la plus importante est d’engager vos participants, sponsors et exposants. Cela signifie fournir une expérience homogène tout au long de l’événement ; du moment où ils arrivent, au moment où ils s’en vont. Vous avez besoin d’une technologie qui vous aidera à simplifier le processus d’enregistrement qui vous permet également de communiquer avec les participants tout au long de l’événement.

 

Technologie événementielle d’enregistrement

Les participants ne veulent pas attendre dans de longues files d’attente. Ils veulent profiter de l’événement. Le logiciel d’enregistrement peut accélérer considérablement l’enregistrement, l’impression des badges et la collecte numérique des informations sur les participants. Pensez à utiliser la technologie mobile ou des kiosques.

 

Les applications mobiles

Vous pouvez vous attendre à ce que tout le monde ait un téléphone portable. Ainsi, vous pourrez alors leur proposer des applications avec des cartes interactives utilisant la technologie GPS et des balises pour les guider. Vous pouvez également utiliser des applications pour créer des flux de médias sociaux, des outils de réseautage entre les participants, des sondages, des enquêtes, etc.

 

Technologie événementielle : après votre événement

 

Évaluez le succès de votre événement grâce à la technologie

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte dans la réussite d’un événement. Je pense notamment au niveau d’engagement de vos participants. Cependant, l’une de vos principales priorités devrait être de prouver le retour sur investissement de l’événement aux principaux décideurs. Pour ce faire, vous avez besoin de plusieurs points de données clés à portée de main.

 

Technologie événementielle de suivi et de rapport

Cette fonctionnalité logicielle peut vous permettre de suivre la participation générale ainsi que la participation à des sessions spécifiques. Ainsi, cela vous aide à identifier les intervenants et les expositions les plus populaires. Ces informations peuvent vous aider pour votre prochain événement et améliorer le processus de suivi et de vente.

 

Intégration à un CRM ou à d’autres systèmes internes

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos données d’événement, vous devez les intégrer à d’autres systèmes technologiques, tels que votre solution CRM. Ainsi que votre plateforme d’automatisation marketing ou vos logiciels financiers.

 

Une approche technologique unifiée

Nous avons parlé d’une longue liste de technologies événementielles susceptibles de vous aider lors de votre travail au quotidien ; et durant les événements à proprement parlé. Cependant, le meilleur moyen d’implémenter ces technologies est une plate-forme complète de gestion des événements.

Avec une seule plate-forme de gestion d’événements, vous et votre équipe pourrez apprendre et utiliser la technologie plus aisément. De plus, lorsque toutes les données sont collectées et stockées au même endroit, vous obtenez une meilleure visibilité de l’événement et de vos processus. Enfin, le fait de disposer de toutes les données au même endroit facilite la compréhension de vos chiffres et la prise de décisions à l’avenir.

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