Planification d’événements d’entreprise : notre checklist gratuite !

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C’est un fait, le nombre d’événements d’entreprise est en hausse. Ainsi, avec autant de lancements de produits et d’événements marketing, vous n’avez pas le droit de vous rater. Votre événement d’entreprise doit être parfait. Même une petite erreur pourrait vous nuire. Vous voulez vous assurer que vous n’oublierez rien ? Alors, Internet Anywhere vous propose aujourd’hui une petite checklist dédiée à la planification d’événements d’entreprise.

 

planification d'événements d'entreprise notre checklist gratuite

 

Planification d’événements d’entreprise : la mise en route – 8/12 mois

Lors de cette phase du processus de planification d’événements d’entreprise, vous établirez les bases de votre futur succès. Voici les étapes à suivre.

 

1- Définissez vos buts et objectifs

  • Quel est le but de votre événement ?
  • Combien de personnes voulez-vous accueillir ?
  • Combien de personnes participeront à votre événement en livestream ?
  • Si votre événement doit générer un profit, de quel montant doit-il être ?
  • Enfin, combien coûteront les billets ?

 

2- Mettez en place un budget estimatif

  • Essayez de récupérer les chiffres d’un événement similaire pour avoir une base de référence.
  • Enfin, remplissez les trous avec des suppositions éclairées.

 

3- Choisissez un format et un thème

  • Faites un brainstorming pour choisir le format (salon, conférence, dîner) qui correspond à vos objectifs.
  • Faites une esquisse de qui participe à votre événement d’entreprise.
  • Sélectionnez un thème qui soit en adéquation avec les participants.

 

4- Choisissez un emplacement géographique, un lieu et des fournisseurs

  • Quelle zone est la mieux pour votre événement ?
  • Combien de personnes assisteront à votre événement ?
  • Aurez-vous besoin de fournir une connexion WiFi ?
  • Enfin, le lieu dispose-t-il d’une infrastructure (internet et réseau wifi) suffisante ?

 

5- Sélectionnez une date pour votre événement

  • Choisissez une date optimale et une deuxième date de secours.
  • Vérifiez bien les dates des autres événements.
  • Aussi, pensez à consulter les dates des vacances scolaires.

 

6- Intervenants

  • Essayez de trouver des conférenciers qui ont déjà participé à des événements comme le votre.
  • Compilez une liste de conférenciers idéaux.
  • Créez un argumentaire avant de contacter ces conférenciers.

 

7- Commencez votre recherche de sponsor

  • Déterminez à quoi pourront vous servir ces sponsors.
  • Consultez des événements similaires au votre afin de savoir qui les a sponsorisés.
  • Compilez une liste de vos sponsors préférés.
  • Enfin, segmentez les participants pour permettre aux sponsors d’identifier clairement la cible.

 

Planification d’événements d’entreprise : 3 à 4 mois avant

 

8- Finalisez les derniers points avec les intervenants

  • Signez les contrats avec vos intervenants.
  • Ensuite, répartissez équitablement les agendas des conférences et ateliers.
  • Obtenez des informations bio et des photos de vos intervenants.
  • Organisez le voyage et l’hébergement.

 

9- Organisez vos finances

  • Choisissez votre technologie de billetterie ou d’enregistrement.
  • Finalisez les contrats avec les sponsors et validez leurs contributions.
  • Définissez les prix de vos billets (VIP, early bird et lancement des ventes).

 

10- Créez votre site internet

  • Recueillez les images et écrivez les textes pour votre site internet.
  • Mettez à jour votre site (si événement récurrent) ou créez le site de votre nouvel événement.
  • Assurez-vous que l’infrastructure de votre site internet peut gérer l’augmentation du trafic pendant les heures de pointe.
  • Aussi, assurez-vous que votre site internet est optimisé pour les smartphones.

 

11- Commencez à promouvoir votre événement

  • Suscitez un intérêt précoce via des courriers électroniques et les médias sociaux.
  • Faites de la publicité payante pour votre événement.
  • Ensuite, partagez-le sur des plateformes professionnelles.
  • Rédigez des articles sur votre événement.
  • Enfin, créez une vidéo de promotion.

 

12- Finalisez les détails

  • Re-validez les menus avec le traiteur.
  • Validez la connexion internet temporaire.
  • Validez l’installation wifi temporaire.
  • Ensuite, passez en revue les besoins et les plans de sécurité avec votre équipe.
  • Assurez-vous d’avoir des permis spéciaux, des licences et des assurances.
  • Enfin, déterminez la signalisation des événements.

 

Planification d’événements d’entreprise : finalisation des détails – 2 mois avant

 

13- Rédigez un calendrier

  • Mettez en place un calendrier précis de votre événement.
  • Précisez bien chaque horaire.
  • Enfin, pensez aussi à indiquer les durées (heure de début et heure de fin).

 

14- Envoyez des rappels

  • Engagez les participants avec des courriers électroniques et les médias sociaux.
  • Communiquez avec les conférenciers et les commanditaires.
  • Restez en contact avec les sponsors.

 

15- Créez des promotions pour atteindre vos objectifs de fréquentation

  • Ravivez l’intérêt avec le reciblage ; ou retargeting.
  • Encouragez les acheteurs à s’inscrire jusqu’à la dernière minute.

 

Planification d’événements d’entreprise : la semaine avant votre événement

Votre événement est dans une semaine, mais il y a encore quelques détails importants qui nécessitent votre attention.

 

16- Finalisez le calendrier des événements

  • Assurez-vous que tout le monde a le même horaire.
  • Profitez-en pour revérifier chaque élément présent sur le planning.
  • Enfin, n’hésitez pas à être le plus précis possible.

 

17 – Communiquez les derniers détails à vos partenaires

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