Comment organiser un webinaire que les participants vont adorer ?

Organiser un webinaire est sans doute une bonne idée en cette période de coronavirus ; mais pas que … Comme tous les acteurs de l’industrie de l’événementiel le savent, aucune organisation ne peut prévoir la météo, l’annulation d’un lieu ou d’un artiste … et encore moins une pandémie.

Lorsque des revers inattendus font dérailler votre événement, un plan d’urgence vous aidera à décider de votre prochaine action. Mais que faire si vous n’en avez pas ? En fin de compte, malgré votre expertise et votre expérience, la capacité d’adaptation reste la compétence la plus utile dont vous avez besoin en tant que professionnel de l’événementiel.

Certains appellent cela un « livestream », d’autres un webinaire ou un événement virtuel. Tout ce qui compte, c’est que les attentes de vos participants soient satisfaites. Ou, mieux encore … dépassées. C’est ce dont nous allons parler aujourd’hui.

Que signifie webinaire ? Définition !

Le mot « webinaire » est un mélange de « web » et de « séminaire ». Un webinaire est un événement qui se déroule virtuellement et auquel assiste exclusivement un public en ligne. C’est ce qui le distingue d’un webcast, qui inclut également la présence d’un public physique. D’autres termes utilisés comme alternatives au webinaire sont : événement sur le web, séminaire en ligne, webcast, conférence sur le web et événement virtuel.

Comment rejoindre, assister et participer à un webinaire ?

Vous aurez besoin d’un appareil tel qu’un ordinateur récent, une tablette ou un smartphone avec un accès à internet avec assez de bande passante.

Vous devez accorder une attention particulière à votre connexion internet. Les webinaires étant des événements en direct, la vitesse de votre connexion va influencer la façon dont vous voyez et entendez le présentateur du webinaire ; autrement dit, la façon dont vous pouvez comprendre les informations présentées. Nous vous recommandons d’utiliser une vitesse de connexion d’au moins 4 Mbps.

Afin de réduire les risques de défaillance le jour J, ou de blocage pendant les séminaires en ligne, nous vous conseillons de ne pas télécharger de fichiers pendant la durée d’un événement. Aussi, nous vous recommandons de fermer toutes les applications qui pourraient influencer la vitesse de connexion ; comme Skype, les téléchargements de torrents, etc.

Pour quels types d’événement organiser un webinar ?

Le participant moyen passe 52 minutes sur un webinar. Cela signifie que le public de ces événements en ligne est prêt à aller en profondeur sur un sujet. Ils recherchent des informations très concrètes. Pour maintenir l’intérêt de l’auditoire, les bons webinaires lui offrent la possibilité d’interagir et de découvrir différents styles de contenu. Voici donc quelques idées et exemples qui pourraient vous inspirer.

Exemples de webinaires :

• Apprentissage produit. Rédiger des instructions, même avec des visuels clairs et attrayants, peut ne pas suffire. Si votre produit est complexe, il peut nécessiter une explication plus large. Rien de tel qu’un contenu audiovisuel pour présenter les fonctionnalités de manière approfondie.
• Eduquer son audience. Utilisez le webinaire pour éduquer votre public avec des informations utiles. La création de vidéos utiles est au cœur du marketing par webinaire.
• Une classe virtuelle. Pendant la pandémie, l’éducation nationale a proposé des sessions de e-learning pour les élèves en France.
• Faire de l’Inbound. Plus qu’une simple conférence en ligne, créez par exemple une vidéo liée à votre secteur d’activité qui pourrait être utile à vos auditeurs et ainsi améliorer vos relations avec vos prospects et clients.

Le sujet et la forme de votre webinaire sont essentiels, mais ils sont tout aussi importants que l’outil que vous utilisez pour créer votre vidéo. Optez pour une solution riche en fonctionnalités ; en sondages, enquêtes, salles discussion, etc.

Non seulement vous êtes en mesure de sauver votre événement face aux événements imprévus, mais ce nouveau format en ligne présente des avantages directs. Vous pouvez :

• Ouvrir votre manifestation à un plus grand nombre de personnes que votre public cible ;
• Économiser sur les frais de déplacement, les fournisseurs, la salle de conférence, etc. ;
• Exploiter les outils sociaux, de travail collaboratif et une boîte de dialogue pour poursuivre la conversation.

Déterminez si votre séminaire en ligne est adapté à un public en ligne

Ensuite, ce qui fonctionne hors ligne dans le monde réel peut ne pas fonctionner dans le monde virtuel. Mais cela ne veut pas dire que votre webinaire, votre atelier, cours, présentation de produits ou services, ou séminaire en ligne doit être médiocre. Il est possible de fournir une expérience de qualité dans n’importe quel format.

Un concert ou un spectacle en direct serait parfait pour l’expérience numérique, car il élargit la portée de votre événement au-delà des frontières physiques. Aussi, il donne aux participants le sentiment de faire partie de l’action en direct.

En revanche, un atelier de construction qui exige des participants qu’ils utilisent des matériaux physiques qui ne leur appartiennent pas ou qu’ils possèdent ne fonctionnerait pas.

En encourageant les participants à poser des questions, à s’engager dans la section des commentaires et du chat, vous offrez un espace permettant aux gens d’interagir, de partager leurs idées et de discuter de l’événement en temps réel.

Choisissez la bonne technologie pour organiser votre webinaire

Vous devrez décider de la plateforme à partir de laquelle vous diffuserez votre événement en direct ou votre présentation en ligne. Si vous souhaitez mettre en scène un artiste, un service de diffusion vidéo en continu comme Facebook Live est le plus approprié.

Il vous faudra parfois adopter un outil qui donne la priorité à la participation des spectateurs. Pour ce format, nous vous recommandons Zoom, qui vous permet :

• d’intégrer les plateformes Facebook et YouTube
• de proposer de l’interactivité avec les fonctions de chat et les sondages
• d’inclure la levée de main virtuelle
• de suivre l’intérêt de votre public pour votre contenu

Bien entendu, si vous souhaitez une expérience d’enregistrement et de billetterie sans faille, vous aurez besoin d’une plateforme de billetterie avancée qui vous permettra de créer une stratégie de tarification et de proposer plusieurs types de billets.

Quel logiciel, application ou outil pour créer et organiser votre webinaire ?

Voici une liste des meilleures solutions logiciels de webinaire à essayer cette année :

• Livestorm ;
• Demio ;
• Zoho Meeting ;
• WebinarJam ;
• WebinarNinja ;
• GoToWebinar ;
• LiveWebinar ;
• Adobe Connect ;
• EverWebinar.

Ne lésinez pas sur les solutions et équipements de production en live

L’expérience audio et visuelle est l’une des raisons pour lesquelles votre webinaire pourrait ne pas fonctionner. Voici quelques points de contrôle pour vous assurer que votre public reste engagé.

• Testez votre vidéo et votre audio avant votre événement. Vous serez en mesure de régler les problèmes avant qu’ils n’aient un impact sur l’expérience des participants.
• Utilisez une caméra et un casque de bonne qualité. La caméra de votre ordinateur fera le travail, mais il est important de ne pas oublier votre public. Les gens assistent à des événements et des rassemblements en direct pour vivre des expériences riches et immersives. Investissez donc dans une caméra et un microphone de qualité pour vous assurer que votre présence sur leurs écrans est nette et claire.
• Assurez-vous que votre connexion internet est solide. C’est une véritable déception si le wifi est interrompu toutes les trois minutes. La qualité est meilleure avec une solide connexion internet filaire, sinon, assurez-vous simplement que votre connexion Wi-Fi est opérationnelle.
• N’hésitez pas à contacter Internet Anywhere. Nous pourrons vous expédier une mallette connectée pour bénéficier d’une connexion internet temporaire robuste.

Webinaire ou visioconférence ?

Bien que la vidéoconférence et le webinaire soient deux solutions utilisées pour connecter l’hôte à un grand nombre de personnes à travers le monde afin de communiquer et de partager des informations, ils sont très différents l’un de l’autre.

La vidéoconférence permet une communication vidéo et/ou audio bidirectionnelle en temps réel entre deux ou plusieurs personnes situées à des endroits différents. Pour que la vidéoconférence soit un succès, les deux extrémités doivent disposer d’un équipement spécial pour une connectivité réussie.

Certains services comme Google Hangouts, Skype de Microsoft et FaceTime d’Apple ont démocratisé les réunions en vidéoconférence, Ils peuvent être utilisés sur tout appareil doté d’une caméra intégrée ; comme les ordinateurs de bureau et d’autres appareils mobiles tels que les ordinateurs portables et les tablettes, etc. En entreprise, les ordinateurs sont utilisés comme composant central des services de conférence web et des applications de communications unifiées.

La vidéoconférence et le webinaire sont très différents l’un de l’autre ; même s’ils sont tous deux utilisés pour communiquer avec un large public situé à différents endroits du globe. Bien que ces termes soient parfois utilisés de manière interchangeable, vous ne devez pas vous tromper sur leurs caractéristiques. La visioconférence peut être utilisée pour une communication bidirectionnelle en direct. Tandis que le webinaire peut être utilisé principalement pour une communication unidirectionnelle avec des possibilités limitées d’interaction avec le public.

Conclusion

Enfin, la mise en place d’une grande conférence en ligne n’est pas chose facile. Mais grâce à ces conseils et à votre capacité d’adaptation, vous pouvez offrir aux participants en direct une expérience qui en vaut la peine. Vous verrez, avec une petite check list, ça peut même être un gain de temps ! Cela pourrait même entrer dans votre stratégie marketing digitale.