Comment organiser un webinaire que les participants vont adorer ?

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Organiser un webinaire est sans doute une bonne idée en cette période de coronavirus ; mais pas que … Comme tous les acteurs de l’industrie de l’événementiel le savent, aucune organisation ne peut prévoir la météo, l’annulation d’un lieu ou d’un artiste … et encore moins une pandémie.

Lorsque des revers inattendus font dérailler votre événement, un plan d’urgence vous aidera à décider de votre prochaine action. Mais que faire si vous n’en avez pas ?

En fin de compte, malgré votre expertise et votre expérience, la capacité d’adaptation reste la compétence la plus utile dont vous avez besoin en tant que professionnel de l’événementiel.

Certains appellent cela un « livestream », d’autres un webinaire ou un événement virtuel. Tout ce qui compte, c’est que les attentes de vos participants soient satisfaites. Ou, mieux encore, dépassées. C’est ce dont nous allons parler aujourd’hui.

 

Comment organiser un webinaire que les participants vont adorer

 

Les avantages du webinaire

Non seulement vous êtes en mesure de sauver votre événement face aux mesures extérieures, mais votre nouveau format en ligne présente des avantages directs. Vous le pouvez :

  • Ouvrir votre manifestation à un plus grand nombre de personnes que votre public cible
  • Économiser sur les frais de déplacement, les fournisseurs, la salle de conférence, etc.
  • Exploiter les outils sociaux, de travail collaboratif et une boîte de dialogue pour poursuivre la conversation

 

Déterminez si votre événement est adapté à un public en ligne

Ce qui fonctionne hors ligne dans le monde réel peut ne pas fonctionner dans le monde virtuel. Mais cela ne veut pas dire que votre webinaire, votre atelier, cours, présentation de produits ou services, ou séminaire en ligne doit être médiocre. Il est possible de fournir une expérience de qualité dans n’importe quel format.

Un concert ou un spectacle en direct serait parfait pour l’expérience numérique, car il élargit la portée de votre événement au-delà des frontières physiques. Aussi, il donne aux participants le sentiment de faire partie de l’action en direct.

En revanche, un atelier de construction qui exige des participants qu’ils utilisent des matériaux physiques qui ne leur appartiennent pas ou qu’ils possèdent ne fonctionnerait pas.

En encourageant les participants à poser des questions, à s’engager dans la section des commentaires et du chat, vous offrez un espace permettant aux gens d’interagir, de partager leurs idées et de discuter de l’événement en temps réel.

 

Choisissez la bonne technologie pour votre webinaire

Vous devrez décider de la plateforme à partir de laquelle vous diffuserez votre événement en direct ou votre présentation en ligne.

 Si vous souhaitez mettre en scène un artiste, un service de diffusion vidéo en continu comme Facebook Live est le plus approprié.

Il vous faudra parfois adopter un outil qui donne la priorité à la participation des spectateurs. Pour ce format, nous vous recommandons Zoom, qui vous permet de :

  • d’intégrer les plateformes Facebook et YouTube
  • proposer de l’interactivité avec les fonctions de chat et les sondages
  • inclure la levée de main virtuelle
  • suivre l’intérêt de votre public pour votre contenu

Bien entendu, si vous souhaitez une expérience d’enregistrement et de billetterie sans faille, vous aurez besoin d’une plateforme de billetterie avancée qui vous permettra de créer une stratégie de tarification et de proposer plusieurs types de billets.

 

Ne lésinez pas sur les équipements de production

L’expérience audio et visuelle est l’une des raisons pour lesquelles votre webinaire pourrait ne pas fonctionner. Voici quelques points de contrôle pour vous assurer que votre public reste engagé.

  • Testez votre vidéo et votre audio avant votre événement. Vous serez en mesure de régler les problèmes avant qu’ils n’aient un impact sur l’expérience des participants.
  • Utilisez un appareil photo et un casque de bonne qualité. La caméra de votre ordinateur fera le travail, mais il est important de ne pas oublier votre public. Les gens assistent à des événements et des rassemblements en direct pour vivre des expériences riches et immersives. Investissez donc dans une caméra et un microphone de qualité pour vous assurer que votre présence sur leurs écrans est nette et claire.
  • Assurez-vous que votre connexion internet est solide. C’est une véritable déception si le wifi est interrompu toutes les trois minutes. La qualité est meilleure avec une solide connexion internet filaire, sinon, assurez-vous simplement que votre connexion Wi-Fi est opérationnelle.
  • N’hésitez pas à contacter Internet Anywhere. Nous pourrons vous expédier une mallette connectée pour bénéficier d’une connexion internet temporaire robuste.

 

Conclusion

La mise en place d’une grande conférence en ligne n’est pas chose facile. Mais grâce à ces conseils et à votre capacité d’adaptation, vous pouvez offrir aux participants en direct une expérience qui en vaut la peine. Vous verrez, avec une petite check list, ça peut même être un gain de temps ! Cela pourrait même entrer dans votre stratégie marketing digitale.

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