L’industrie événementielle et l’impact du coronavirus

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Nous allons aborder l’impact du coronavirus sur l’industrie l’événementielle. Comme nous le savons tous, l’épidémie fait la une des journaux depuis un certain temps déjà.

Il est pertinent de s’intéresser à la manière dont elle affecte potentiellement l’industrie l’événementielle. Outre la planification de l’événement, le choix d’une solution wifi temporaire, il faut désormais prendre en charge les questions liées à la santé. L’annulation en février 2020 du MWC de Barcelone, en est la preuve flagrante !

Il ne suffit plus pour les organisateurs d’événements de prendre simplement des précautions et de se préparer au virus. Il est vital d’évaluer activement les risques.

 

industrie événementielle et l’impact du coronavirus

 

Annulations et reports à la chaîne dans l’industrie l’événementielle

Le coronavirus a déjà affecté de nombreux événements dans le monde entier. Les événements en Chine et dans d’autres régions d’Asie sont les plus touchés.

De nombreux organisateurs choisissent de pécher par excès de prudence en reportant ou en annulant purement et simplement leurs événements. Une solution qui risque de coûter plusieurs milliards d’euros.

Pour ceux qui envisagent d’annuler leurs événements, certaines considérations qui vont au-delà de la santé et de la sécurité de leurs participants. Les planificateurs doivent également évaluer l’impact qu’une telle décision pourrait avoir sur le retour sur investissement de leur événement. Puisque l’annulation et la décision de poursuivre un événement auquel de nombreux participants ne voudront plus assister pourraient avoir des conséquences.

En général, la chose la plus importante à faire dans cette situation est de rester en contact permanent avec tous les participants. Ainsi que les fournisseurs. Il faut les tenir au courant des changements éventuels.

Si l’événement est annulé ou reporté, cela permettra de maintenir leur confiance et de s’assurer qu’ils participeront toujours à l’événement suivant.

 

Les destinations sont en train de changer

Au lieu d’annuler ou de reporter un événement,  une agence événementielle peut choisir de le déménager. Bien que cette option soit potentiellement un bon compromis pour de nombreux organisateurs, elle n’est pas sans problèmes.

Changer de lieu, en fonction de la distance à laquelle se déroule l’événement, pourrait s’avérer être un exploit logistique. De nombreux éléments devront être replanifiés et/ou re-réservés, notamment les vols, les hébergements à l’hôtel et les transports locaux.

La plupart des contrats sont signés plusieurs mois avant l’événement et incluent très probablement des frais d’annulation.

Ensuite, il est important de choisir une destination qui présente peu ou pas de risque ; de coronavirus ou d’autres facteurs. Les organisateurs d’événements doivent également chercher des lieux et des fournisseurs qui connaissent les consignes de sécurité. Des relatives au virus et sont prêts à les respecter.

 

Augmentation du nombre de réunions virtuelles

L’un des principaux avantages des réunions et conférences est la possibilité pour les professionnels de se rencontrer en face à face. Toutefois, lorsque cet avantage même s’accompagne d’un risque potentiel pour la santé, quelles sont les alternatives.

Les réunions virtuelles sont une excellente opportunité. Que ce soit en réponse au coronavirus ou non, elles offrent une alternative que de nombreux pays ont imposé des restrictions de voyage.

La retransmission en direct ou la participation à distance ne consiste pas à placer une caméra dans une salle. Pour un streaming de qualité, veillez à choisir une bonne solution internet temporaire.

Mais l’industrie l’événementielle sait organiser ce type de solutions. Les réunions virtuelles de sauver l’événement sans risquer de compromettre le bien-être de quiconque. Vous pouvez aussi proposer des interviews exclusives à cette occasion ; via les médias sociaux par exemple.

 

L’industrie événementielle doit renforcer la sécurité médicale

La situation de chaque événement est unique et il n’existe pas de solution unique qui ait un sens pour tout le monde. Le déménagement est compliqué et, dans certains cas, il n’est pas raisonnable d’annuler l’événement.

Cela ne signifie pas pour autant que certaines précautions ne doivent pas être prises. Avec des cas confirmés de transmission interhumaine, un grand rassemblement peut être un terrain propice à la propagation de la maladie. Surtout si un participant est infecté et ne le sait pas.

Prenons le cas d’organisateurs qui organisent des événements dans des zones à haut risque ou dont les participants viennent de ces zones. Il peut être judicieux d’inclure des fournitures médicales et/ou du personnel sur place.

Selon le lieu de l’événement, le personnel médical peut réaliser des dépistages du virus. Les organisateurs de l’événement peuvent essayer de vérifier auprès des établissements médicaux locaux s’ils ont des recommandations.

Au minimum, des fournitures telles que du désinfectant pour les mains. Et, le cas échéant, des masques devraient être mis à la disposition des participants.

Si des mesures plus extrêmes devaient être mises en œuvre sur place, il est essentiel que les participants en soient informés à l’avance. Cela permet de s’assurer qu’ils sont prêts à coopérer et qu’ils ne soient pas surpris.

La communication sur place est extrêmement importante. Tant avec les participants qu’entre les membres du personnel de l’événement. Les organisateurs doivent mettre en place un plan de communication de crise si un participant soupçonne qu’il est infecté.

 

Quelques règles à suivre par l’industrie événementielle pour réduire le risque de coronavirus

Voici un récapitulatif des dix mesures pour le secteur de l’événementiel que nous avons identifiées précédemment pour atténuer les risques.

  • Assurez-vous que vos participants connaissent les directives de sécurité établies par l’OMS et le CDC.
  • Ensuite, veillez à ce que les participants connaissent les premiers signes d’infection.
  • Fournissez un contact à toute personne qui s’inquiète de l’apparition récente de symptômes.
  • Aussi, donnez aux participants l’accès aux fournitures médicales de base.
  • Travaillez en collaboration avec les autorités médicales pour élaborer un plan d’isolement pour toute personne symptomatique ayant récemment voyagé dans les zones touchées.
  • Créez un plan de communication pour informer et rassurer les autres participants en cas de suspicion de cas.
  • Assurez-vous d’avoir une liste des coordonnées des hôpitaux et des centres de contrôle des maladies les plus proches.
  • Encouragez les participants à séjourner dans des lieux contrôlés.
  • Si vous êtes dans une zone à haut risque, assurez-vous de prendre des mesures supplémentaires pour maintenir les meilleures pratiques d’hygiène.
  • Conseillez aux participants ayant des problèmes médicaux préexistants de consulter un médecin avant de se rendre à votre événement.

Enfin, bien que vous puissiez prendre certaines mesures pour protéger la santé de vos participants, vous devez vous préparer à des scénarios qui pourraient avoir une incidence sur le déroulement de votre événement, le lieu et le format de celui-ci.

 

Conclusion

Le coronavirus est passé de quelques cas en Chine à une urgence de santé publique mondiale en l’espace de quelques semaines. C’est aussi devenu un problème économique mondial.

Bien que la plupart des régions du monde soient relativement peu menacées, il est important que l’industrie événementielle  garde une longueur d’avance. Et ainsi garantir la sécurité des participants et du personnel ; ainsi que le succès de leurs manifestations.

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