Événements hybrides : Une solution à court terme ou une stratégie à long terme ?

Avec la crise du COVID-19, les événements hybrides ont la côte auprès des organisateurs d’événements. Depuis le premier confinement, les événements virtuels sont devenus le nouveau moyen de communication des entreprises.

Les événements et conférences virtuels ont pris le dessus sur les événements marketing et sont devenus le seul recours des marques cherchant à lancer de nouveaux produits pendant cette période ; tout en conservant un minimum de contact humain.

Que sont les événements hybrides ? Définition !

Les événements hybrides ou phygital sont un mélange entre un événement physique et un événement virtuel.

Un événement hybride peut être une conférence, un séminaire de formation, un salon professionnel, une foire, etc. On utilise à la fois des éléments physiques et des éléments numériques.

Pourquoi organiser un événement hybride et quels sont les avantages ?

Les événements hybrides étaient utilisés bien avant la pandémie de la COVID-19. Ils sont le plus souvent utilisés lorsque de grandes entreprises cherchent à organiser des réunions pour leurs employés ou leurs principaux publics pour un événement mais que tout le monde ne peut pas être présent.

C’est généralement parce qu’il n’y a pas d’espace assez grand pour accueillir tous les participants. Ou alors que le public est dispersé un peu partout à l’international.

Ainsi, en ce moment, ils permettent donc aux entreprises d’organiser un événement tout en respectant les règles de distanciation sociale relatives à la pandémie.

Augmentation de la portée et de la fréquentation de l’événement grâce à l’hybridation

Les événements hybrides vous permettent d’augmenter votre portée et de capter une plus grande audience. Une étude a montré que 96 % des participants virtuels interrogés n’avaient jamais eu l’intention d’assister en personne à l’événement physique.

Deux raisons à cela. Premièrement, ils ne sont pas sûrs des avantages à y assister en personne. Deuxièmement, les restrictions géographiques ne leur permettent pas de voyager vers le lieu physique de l’événement.

C’est donc idéal pour capter un nouveau public engagé. Aussi, c’est la possibilité de toucher le genre de personnes qui n’auraient pas été intéressées par l’événement ; qui plus est à l’échelle mondiale.

Un taux d’engagement accru grâce aux événements hybrides par-rapport au présentiel

L’engagement est l’ingrédient le plus important pour la réussite d’un événement hybride. C’est essentiellement ce qui distingue votre événement du visionnage du live streaming d’une vidéo sur YouTube.

Aussi, la combinaison d’éléments virtuels à vos événements en direct offre de nombreuses possibilités d’accroître l’engagement en temps réel. Tant pendant qu’après l’événement lui-même. Cela est dû au fait que votre public peut consommer du contenu, parler, regarder, partager, commenter ; et bien plus encore.

Réduction significative de l’impact environnemental

Nous avons déjà constaté les effets bénéfiques de la réduction des déplacements sur l’environnement. Pendant les périodes de confinement, certaines des villes les plus fréquentées du monde entier étaient désertes ; ce qui a entraîné une chute des émissions de dioxyde de carbone.

Ainsi, bien qu’il n’y ait pas de substitut à la réunion en face à face, l’hybridation des événements est un excellent moyen d’associer la pensée écologique et la réduction de l’empreinte carbone à votre marque. De plus les nouvelles technologies et les plateformes d’événements virtuels simplifient grandement les choses.

Réduction des coûts grâce aux événements hybrides

Ensuite, organiser un événement hybride permet de réduire considérablement les coûts pour chaque partie concernée.

Le travail à domicile est désormais considéré comme « la nouvelle norme ». Google et Facebook ont tous deux annoncé que leurs employés avaient la possibilité de travailler à domicile pour le reste de l’année ; et Twitter a fait du télétravail une option permanente pour tous les employés.

Quoi qu’il en soit, même si une partie des événements reprennent leur cours habituel, il est tout à fait certains que l’intérêt économique des événements hybrides aura convaincus certaines entreprises et organiseurs d’événements d’en organiser plus à l’avenir. Ce format d’événement semble aussi répondre à une envie profonde ; la recherche d’expériences uniques et enrichies.

Aussi, lorsque les budgets sont serrés, mettre en place des événements hybrides est un excellent moyen de combler le fossé entre les coûts et les résultats. N’hésitez pas à faire appel à une agence événementielle.

Venir collecter de données grâce aux événements hybrides

Ensuite, l’un des avantages les plus significatifs de la mise en place d’un événement hybride provient des données et des informations recueillies. Ils fournissent aux organisateurs toutes les données dont ils ont besoin pour savoir combien de personnes ont participé à un événement ; dans quelle mesure elles étaient engagées et qui peut avoir abandonné la session et pourquoi.

Vous avez accès à un grand nombre d’informations et de données traçables que vous ne pourriez tout simplement pas mesurer hors ligne. Je pense par exemple aux données de jumelage et l’interaction de la session. Ces données servent toutes à vous aider à affiner et à améliorer les efforts de création de contenus ultérieurs.

Une plus grande flexibilité avec les événements hybrides

Enfin, envisagez les conséquences si vos préparatifs étaient à nouveau perturbés à l’avenir. Il pourrait s’agir de nouvelles contraintes sanitaires comme la COVID-19. Ou peut-être une catastrophe naturelle, comme les éruptions volcaniques de 2010.

Sans l’inclusion d’éléments hybrides sur lesquels se rabattre, votre événement devrait être annulé. Avec toutes les conséquences que cela induit.

Qu’est-ce qu’un événement digital ?

Ensuite, même si les deux sont liés, événement digital et événement hybride ne sont pas la même chose. Voici quelques définitions pour bien comprendre de ce dont on parle.

Événements à distance

Un événement à distance est défini comme une collaboration à distance, par exemple par e-mail. En général, les réunions d’équipe ou les ateliers d’équipe au sein d’une entreprise sont appelés événements à distance. Ils se déroulent en principe en plus petit comité.

Événements virtuels

Dans les événements virtuels, il n’y a pas de contact physique entre les participants à distance. Des plates-formes sont créées sur lesquelles les participants peuvent se déplacer dans des espaces numériques avec des avatars personnalisés. Le contenu peut être conçu de manière interactive. Les présentations et les conférences peuvent être enregistrées et téléchargées. Ce format est particulièrement adapté aux foires commerciales ou aux présentations de produits.

Evénements en ligne

Ensuite, les événements en ligne sont actuellement perçus par la plupart des gens comme des webinaires, GoToWebinar, WebEx, zoom, webcasts, web briefings, Facebook Live, YouTube Live et Google Hangout. L’idée de base est qu’ils rassemblent un groupe de personnes pour faire l’expérience du contenu dans un flux vidéo virtuel en direct.

Événement Digital

Un événement digital est un peu devenu un événement interactif, mis en scène et orienté vers l’expérience. Un événement digital est réalisé dans l’espace numérique (en ligne) avec une grande variété de solutions, plateformes et d’outils.