Connexion Wi-Fi Événementielle : ne gâchez pas tout !

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Si nous avions une formule magique pour prédire le succès d’un événement, nous serions probablement tous très riches. Le fait est qu’il n’y a pas un mais plusieurs éléments à prendre en compte. Cependant, s’il y a une chose que les événements réussis ont en commun, et nous le voyons événement après événement, c’est une bonne connexion Wi-Fi événementielle.

Une bonne connexion Wi-Fi événementielle est devenue aussi essentielle que des toilettes ou de l’électricité. Finis les jours où l’internet et le wifi étaient un luxe ou une option ! Désormais, les visiteurs d’un salon, et plus globalement les participants à un événement, s’attendent à pouvoir se connecter à internet ; n’importe où et n’importe quand. S’ils ne le peuvent pas, il y a de forte chance pour qu’ils ne restent pas très longtemps ; ou ne viennent tout simplement pas. Les événements disposant d’une bonne connectivité bénéficient généralement d’une augmentation du temps de visite : mais aussi d’un retour plus positif des exposants et des visiteurs.

 

Connexion Wi-Fi Événementielle

 

Connexion Wi-Fi Événementielle – Equipement des sites

Dans cette optique, il est étonnant de voir combien de sites accueillant des événements sont encore peu, mal, ou pas équipés. Que ce soit des centres de congrès ou des hôtels, nous nous rendons souvent compte qu’ils n’ont investi qu’à moitié dans la connectivité. Ainsi, lors des événements qui s’y déroulent, les participants n’ont droit qu’à un service partiel. Très souvent, ces derniers ont droit à une connexion Wi-Fi gratuite sans pour autant bénéficier d’un service adéquat.

Parfois, la bande passante est partagée entre plusieurs salles. Hors, les activités qui se déroulent dans une pièce peuvent nuire à la connectivité dans une autre. Aussi, à d’autres moments, la bande passante n’est tout simplement pas suffisante pour le nombre de personnes qui tentent de se connecter à internet. Autre exemple : les bornes wifi sont fixées n’importe comment. Du coup, la force du signal est faible à certains endroits pourtant stratégiques. Même certains centres de congrès réputés sont très en retard. Beaucoup ont tenté de minimiser leurs investissements en terme de connectivité événementielle ; préférant reporter cette problématique sur les organisateurs d’événements.

 

Connexion Wi-Fi Événementielle – Organisateurs d’événements

Malheureusement, et nous le constatons tous les jours,  beaucoup d’agences et d’organisateurs d’événements ne comprennent tout simplement pas les questions qui doivent être posées. Nous ne pouvons pas vraiment les blâmer ; ça n’est pas vraiment leur métier. Malheureusement, il est important de définir la bande passante nécessaire ainsi que le volume d’appareils qui se connecteront.

De plus, les solutions imaginées ne sont souvent pas les plus optimales. Par exemple, beaucoup  de producteurs de conférence sont connus pour utiliser le Wi-Fi pour essayer de diffuser une vidéo en direct ; ou faire un duplex avec une personne distante. C’est possible mais surement pas optimal. Dans ce cas, une connexion câblée est toujours la meilleure option ; même si ça n’est pas la solution la moins chère. L’autre grand défi est que les organisateurs ont aussi, historiquement, hésité à investir. Combien d’organisateurs d’événements incluent une ligne budgétaire dédiée à la connectivité ? C’est souvent un coût qui est seulement considéré lorsque la date de l’événement se rapproche ; et que certaines questions commencent seulement à se poser. Bien souvent, ce sont les participants ou les équipes marketing en font la demande … Soit pour connecter leurs terminaux de paiement, leurs outils de démo ou leurs applications.

 

Connexion Wi-Fi Événementielle – Conclusions

Il est aujourd’hui important de  faire évoluer notre réflexion. Une connexion wifi événementielle ou une connexion internet temporaire doivent devenir une composante naturelle de tout budget événementiel. A l’air du tout connecté, il devient impensable que cela ne le soit pas. De plus, au niveau financier, le coût pour les organisateurs est en réalité minime et souvent nul ; puisque les coûts peuvent être répartis sur l’ensemble de la communauté des exposants.

Le fait est que la frustration des exposants et des visiteurs face à une connectivité peu fiable est un véritable show-killer. Allez-vous encore prendre le risque de tout gâcher pour économiser quelques deniers ? Si la réponse est « non » nous sommes là pour vous aider ! 

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