Checklist Wifi Événementiel – Avez-vous pensé à tout ?

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Checklist Wifi Événementiel

De nos jours, il est impossible de mettre sur pied un événement sans une connexion internet digne de ce nom et un réseau Wi-Fi robuste. Aujourd’hui, nous avons donc décidé de vous aider sur ce dernier point, en publiant une petite « Checklist Wifi Événementiel ».

Désormais, disposer d’une installation wifi temporaire n’est plus un luxe. Pouvoir rester connecté peut faire la différence lors d’un salon, d’un festival ou même d’un concert ! Une bonne connexion Wi-Fi permet également de faciliter la promotion en temps réel de l’événement. Pouvoir accéder à internet en Wi-Fi permet aux participants de publier du contenu sur les réseaux sociaux. Cela permet aussi au staff et aux exposants de proposer des activités interactives et de réseauter entre eux.

Cette petite checklist wifi événementiel vous permettra donc de vous assurer que vous avez pensé à tout ; que vous serez fin prêt pour votre prochain événement.

 

Checklist Wifi Événementiel

 

Checklist Wifi Événementiel – #1 Déterminez l’utilisation qui sera faite du WiFi

Pour être certain de proposer un réseau wifi temporaire digne de ce nom, commencez par définir comment il sera utilisé. Demandez-vous aussi quelles sont les attentes des participants. Si ces derniers ont besoin d’internet uniquement pour lire leurs email, inutile de prévoir une infrastructure trop importante. Vous ferez de grosses économies !

Cependant, s’il est possible ou probable qu’ils téléchargent des fichiers volumineux ou même des vidéos en streaming, vous devez vous assurer que votre connexion peut tenir le coup. De plus, si certaines animations utilisent internet, vous ne pouvez pas vous permettre d’en être privé ! Rien n’est plus frustrant et embarrassant que d’être victime d’une panne durant un événement.

 

Checklist Wifi Événementiel – #2 Faites en sorte que le Wifi soit accessible

Pour que les participants à votre événement soient connectés, indiquez clairement le nom et le mot de passe du réseau. Si cela semble logique, mieux vaut tout de même s’en assurer.

Envoyez ces informations par courriel avant l’événement. Assurez-vous aussi qu’elles soient bien visibles sur site. Vous pouvez même les inscrire directement sur les tickets ou les bracelets des participants. Bref, faites en sorte que cette information soit simple d’accès et si clair que personne n’ait besoin de le demander.

Pensez aussi à créer des SSID différents avec des Qos différentes pour les visiteurs, la presse, les exposants et le staff.

 

Checklist Wifi Événementiel – #3 Optimisez votre page d’accueil

Une fois connecté au Wifi, faites en sorte de rediriger le participant vers une page d’accueil ; une page informative. Attention, cette page d’accueil ne doit pas être négligée. Elle doit comporter des informations importantes pertinentes et utiles pour les participants.

Une page d’accueil bien conçue, ou une redirection d’URL bien insérée, pourrait également constituer une excellente opportunité pour ajouter de la valeur aux packages de sponsoring. Enfin, pensez à la tester sur une multitude d’appareils mobiles pour vous assurer qu’elle soit compatible avec tous ; ou en tout cas un majorité d’entre eux. Le petit plus : pensez aussi à bien personnaliser votre portail captif.

 

Checklist Wifi Événementiel – #4 Effectuez une visite du site

Quand il s’agit de Wi-Fi, tous les bâtiments ne sont pas égaux. Il est donc surprenant que les organisateurs d’événements habitués à planifier une visite de site avec des fournisseurs externes négligent d’effectuer une visite similaire pour vérifier les capacités sans fil du site.

Ainsi, n’oubliez pas que la quantité et l’emplacement des points d’accès déterminent la force du signal dans différentes zones autour de l’espace. De plus, il est important de penser au trafic des visiteurs et à la densité des visiteurs dans les zones clés du lieu où se déroule votre événement. Par exemple, s’il y a un bar ou un restaurant où les gens vont se rassembler, vous devrez peut-être ajouter des bornes wifi supplémentaires ; pour que le réseau puisse gérer la demande. Par exemple, des bornes haute densité devront aussi être installées.

Pensez à demander au technicien de vous accompagner lorsque vous faites votre pré-visite. Pensez à expliquer ce que vous allez organiser, en quoi consiste votre événement. N’hésitez pas à lui parler de vos préoccupations en termes de stabilité de réseau. Aussi, demandez-lui s’il y a déjà eu d’autres événements du genre sur place.

 

Si vous avez besoin d’aide pour planifier le déploiement de votre réseau wifi temporaire, n’hésitez pas à faire appel à nous. Nos chargés de projet sont à votre écoute pour vous accompagner dans les préparatifs techniques de vos prochains événements.

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