Budget telecom événementiel – N’oubliez pas de budgétiser Internet et le Wi-Fi !

De nombreux éléments sont à prendre en compte lors de la planification d’un événement. Leur point commun : le budget qui leur sera alloué. Cependant, nous constatons régulièrement que le budget telecom événementiel est négligé ou minoré par les professionnels du secteur ou les entreprises organisatrices ; si ce n’est totalement inexistant.

Pourtant la connectivité d’un événement est aujourd’hui un des facteurs clé de succès de ce dernier. L’accès internet temporaire et le réseau wifi événementiel sont devenus indispensables ; au même titre que l’éclairage, le service de billetterie ou, plus globalement, la logistique.

Avec des événements de plus en plus connectés, les besoins télécom du secteur de l’événementiel ont évolués de façon exponentielle ces dernières années. Cet article vous permettra donc d’y voir plus clair et budgétiser correctement ce poste de dépense.

Budget telecom événementiel – Internet et le Wi-Fi trop souvent négligés

Comme je vous l’expliquais en introduction, la connexion internet et le Wi-Fi sont bien souvent négligés quand il s’agit de planifier des événements. La principale raison à cela : ces deux services sont pratiquement disponibles de partout de nos jours.

On s’imagine donc que l’on y aura accès gratuitement. Ce qui est presque toujours le cas. Cependant, la plupart des réseaux existants ne sont pas conçus pour l’événementiel.

De nombreux réseaux télécom ne sont pas correctement dimensionnés pour les usages et le nombre de personnes qui vont s’y connecter durant un événement. Du coup, internet et le réseau local peuvent vite de venir inutilisables. Pour dimensionner correctement vos réseaux télécom événementiels, n’hésitez pas à (re)lire notre article « Six étapes pour éviter la surcharge pendant votre événement« .

Budget telecom événementiel – Upgrader un réseau existant ou partir de zéro

La bonne nouvelle, c’est que l’accès internet déjà existant peut être renforcé pour prendre en charge un nombre quasi illimité d’utilisateurs. Vous n’aurez pas forcément besoin de partir de zéro. Autre bonne nouvelle, il est aussi possible d’installer un accès internet temporaire et un réseau wifi temporaire sur un site totalement dépourvu d’infrastructure télécom. Il faut juste prévoir assez de temps pour étudier son implantation, la solution à utiliser et un budget dédié.

Il faut également tenir compte du temps d’activation et de déploiement. En fonction de l’accès internet requis, un délais de plusieurs semaines peut être nécessaire pour upgrader la bande passante ; ou déployer un accès internet filaire supplémentaire. Par exemple, il sera beaucoup plus rapide de déployer une solution internet 4G qu’une connexion internet fibre.

Côté prix, les tarifs peuvent aller de 250 euros à plus de 10000 euros. Tout cela va dépendre des besoins de votre événement. Par exemple, si vous organisez une LAN Party, il est évident qu’un accès internet satellite ne pourra pas être utilisé ; en raison de la latence. Autre exemple, si 5000 participants sont attendus, un réseau haute densité devra être déployé.

Budget telecom événementiel – Les questions à se poser pour planifier votre budget

Afin de connaitre vos besoins et établir un budget clair, voici les six questions auxquelles vous allez devoir répondre.

• Le site dispose-t-il d’un réseau existant que nous pouvons utiliser ?
• Quels sont les besoins de connectivité pour l’événement ?
• Combien de personnes auront besoin d’un accès Internet et du Wi-Fi ?
• Que se passe-t-il si nous n’avons pas Internet et le Wi-Fi ?
• Si le site dispose d’un réseau existant, va-t-il répondre à nos besoins ?
• Si le lieu n’a pas de réseau, quelles sont nos options ?

Budget telecom événementiel – Evolution des usages

Il faut bien intégrer que, désormais, l’internet et le wifi événementiels ne sont plus un luxe ; c’est devenu une nécessité. De plus en plus d’événements utilisent du streaming, des outils de gamification, des applications, des social walls, etc. Par ailleurs, de nombreux intervenants auront aussi besoin d’une connexion internet temporaire pour pouvoir travailler.

Vous finirez peut-être par décider que vous n’avez pas besoin ou ne pouvez pas dépenser d’argent pour la connectivité, mais au moins vous en aurez discuté. Quoi qu’il en soit, le meilleur conseil que je puisse vous donner, c’est d’anticiper ! Il n’y a rien de pire que de devoir choisir un prestataire à la dernière minute.