Annulation d’un événement : ce que vous devez légalement faire

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L’annulation d’un événement n’est jamais agréable. Mais elles s’enchaînent depuis mars 2020. Cependant, vu l’état actuel des choses, c’est nécessaire. Et si une grande partie de l’attention des organisateurs se concentre sur les événements virtuels, une partie concerne également l’annulation.

Alors, que devez-vous faire ? Que prévoit le code civil ? Y’a-t-il une obligation légale de rembourser les participants ? Pouvez-vous simplement envoyer un emailing ? Et est-ce même conseillé ?

Y a-t-il un moyen de réutiliser les coûts de votre événement, une solution de secours ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions qui ont circulé dans le secteur de l’événementiel en cas d’annulation.

 

Annulation d'un événement

 

Annulation d’un événement : Force Majeure

Commençons par définir le terme de force majeure. La force majeure est un terme juridique qui existe depuis longtemps et qui figure dans vos contrats.

C’est un principe juridique qui dit que si l’exécution d’un contrat devient impossible ou illégale, les deux parties peuvent agir séparément et il n’y a aucune responsabilité pour l’une ou l’autre partie. Et presque toutes les lois et presque tous les pays du monde en ont.

 

La force majeure a-t-elle la priorité ?

La force majeure ne s’applique que lorsque quelqu’un ne peut pas exécuter son contrat pour une raison indépendante de sa volonté. Par exemple, si je dis : « Nous avons un nouveau PDG dans notre entreprise et il veut se serrer la ceinture, alors nous annulons. », ce n’est pas un cas de force majeure, car cela est sous le contrôle du groupe qui annule.

Il est difficile d’avoir une liste exhaustive parce que nous ne savons pas ce qui va se passer. Et en général, ça n’est jamais très claire. S’agit-il seulement de terrorisme dans la ville où se tiendra votre événement ?

S’il y a du terrorisme en Europe, les gens ne voudront peut-être pas prendre l’avion et voyager. C’est donc peut-être un cas de force majeure pour un certain groupe de personnes.

Le mauvais temps peut être un cas de force majeure. Mais est-ce que la chaleur va vraiment être un cas de force majeure si vos événements se déroulent dans un espace correctement climatisé ? Probablement pas. Donc, la clé est de définir les choses de la manière la plus étroite ou la plus large possible lors de la conclusion du contrat.

 

Et s’il n’y a pas de clause de force majeure ?

Il peut arriver que vous ne disposiez pas d’une telle clause dans votre contrat lors de l’annulation d’un événement. Que pouvez-vous faire dans ce cas ?

Vous n’êtes pas totalement démuni en cas d’annulation d’un événement. Encore une fois, comme je l’ai déjà dit, cela dépend de la loi qui régit votre contrat. C’est généralement celle du lieu où va se tenir votre événement.

 

Le calendrier

Vous vous demandez sans doute jusqu’à quand un cas de force majeure peut être déclenché avant un événement. Certains contrats stipulent que si vous êtes victime d’un cas de force majeure, vous devez informer l’autre partie que vous voulez annuler.

N’oublions pas non plus que la force majeure peut aussi être un report d’événement, et pas seulement l’annulation d’un événement. Mais vous devez en informer l’autre partie dans les 10 jours suivant la survenance du cas de force majeure. Mais mieux vaut ne pas attendre et agir dès que vous le savez.

 

Services déjà rendus

De nombreuses entreprises fournissent des services pour l’organisation d’événements à leurs clients en échange de commissions hôtelières. Que se passe-t-il lorsqu’un client annule un événement pour cause de force majeure ? Y’a-t-il une obligation légale ? Les organisateurs ont-ils un recours pour les services déjà rendus aux deux parties ?

S’il ne s’agit que d’un contrat de commission, la réponse serait non. Parce que les commissions arrivent au moment où la réunion a lieu et, en fait, la plupart des contrats d’hôtel stipulent qu’ils ne versent pas de commissions sur les dommages-intérêts pour annulation.

Il y a deux façons d’aborder ce problème. La première est de travailler les commissions sur la base des revenus que l’hôtel perçoit. Qu’il s’agisse de dommages-intérêts pour annulation ou non. Et je dirais que si des dommages-intérêts pour annulation sont en jeu, si l’hôtel reçoit 100% du prix de la chambre pour chaque chambre annulée, alors il devrait payer une commission.

C’est aussi le cas pour les prestataires comme Internet AnyWhere. Nos contrats pour des solutions internet temporaires et des réseaux wifi événementiel ont purement et simplement été annulés.

 

Conseils généraux d’annulation

La première chose à faire, est de bien lire vos contrats. Sachez dans quoi vous vous engagez avant de signer le contrat, et réfléchissez à ce qui pourrait arriver. Réfléchissez à ce qui pourrait arriver à votre événement. Pensez à ce qui s’est passé dans le passé et à ce qui peut être raisonnablement prévu.

Veillez à ce que vos contrats abordent tous ces points. Assurez-vous que si vous êtes un organisateur d’événement ou un fournisseur tiers que vos clients ont des attentes raisonnables quant à ce que vous pouvez leur fournir.

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