Comment mettre en place un accès Wifi temporaire pour un événement ?

Home / Le Blog Internet AnyWhere - Internet / Wifi / Réseau Filaire / Téléphonie  / Comment mettre en place un accès Wifi temporaire pour un événement ?
mettre en place un accès Wifi temporaire pour un événement front

La disponibilité d’un accès WiFi temporaire lors d’événements est un facteur crucial pour assurer la satisfaction des participants. Il est important de choisir la bonne solution de location temporaire WiFi afin de proposer aux participants la connexion internet qu’ils attendent.

Voici donc quelques lignes directrices importantes à suivre pour la mise en place d’un accès WiFi temporaire lors d’un événement.

 

mettre en place un accès Wifi temporaire pour un événement

 

Déterminez vos besoins en matière de accès WiFi temporaire

La première et la plus importante étape de la mise en place d’un accès internet temporaire haut débit consiste à se familiariser avec les participants à l’événement et leurs besoins. Découvrez qui utilisera le WiFi de votre événement ; ainsi que combien d’appareils ils apporteront avec eux et pourquoi ils utiliseront l’internet. Voici quelques éléments dont vous devez tenir compte.

 

La nombre de personne à utiliser l’accès WiFi temporaire

Il est essentiel de connaître la taille de votre public pour déterminer le type de WiFi le mieux adapté à votre événement. Même une estimation grossière sera utile. Aussi, vérifiez votre liste de participants et estimez le nombre d’appareils qu’ils sont susceptibles d’utiliser.

Par exemple, si 500 personnes assisteront à votre événement et qu’il est probable qu’une personne moyenne apportera deux appareils (téléphone, tablette, ordinateur portable, etc.) qui nécessiteront une connexion internet. Vous devrez prévoir une solution WiFi temporaire pouvant prendre en charge environ 1000 appareils.

Ces calculs sont importants. Si vous choisissez un nombre aléatoire d’appareils à connecter à internet, vous risquez de finir par investir dans une solution temporaire de hotspots wifi qui ne répond pas à vos besoins. Sous-dimensionnée et ou sur-dimensionnée.

 

Les besoins de bande passante

Une fois que vous connaissez le nombre approximatif d’appareils présents à votre événement, l’étape suivante consiste à déterminer la bande passante dont vous aurez besoin. Une façon d’aborder cette question est de dresser une liste des différentes façons dont les participants et les organisateurs utiliseront le WiFi de votre événement.

Par exemple, y aura-t-il une diffusion vidéo en direct lors de l’événement ? Votre événement encouragera-t-il l’interaction avec le public, des sondages ou des quizz ? Y aura-t-il des stands de vente ? Aurez-vous des terminaux de paiement connectés ?

Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces questions, il vous faudra trouver une solution WiFi fiable ; et faire correspondre les besoins en débit avec l’utilisation prévue du réseau wifi temporaire.

En revanche, si vous êtes certain que les participants ne feront que surfer sur internet ou consulter leurs emails, vos besoins en bande passante ne seront pas aussi importants que dans les scénarios ci-dessus.

 

Utilisation du WiFi

L’utilisation du WiFi lors de votre événement peut ne pas être uniforme sur l’ensemble du site. Les différents participants ayant des besoins différents en matière d’internet. Les participants peuvent utiliser le WiFi de façon intermittente pour des raisons personnelles ; consulter leurs courriels ou se tenir au courant des notifications des médias sociaux, par exemple. Là, un simple partage de connexion sur son ordinateur portable peut être suffisant ; via l’internet mobile.

Autre exemple, les exposants peuvent avoir besoin d’une connectivité WiFi plus forte pour leurs activités de marketing. Je pense à la diffusion de vidéos et de diaporamas ou la possibilité de faire des paiements en ligne ; ainsi qu’à l’inscription des visiteurs à leurs bulletins d’information ou le téléchargement de leurs applications, etc.

C’est en sachant à l’avance qui dépendra fortement du WiFi que vous pourrez mieux répondre aux besoins en WiFi de tous les participants.

 

Faites les bons choix

Une fois que vous avez défini vos besoins, il est temps de choisir une solution WiFi temporaire pour votre événement. Il y a trois points clés à retenir lors de votre choix final.

 

Choisissez votre solution WiFi bien à l’avance

L’organisation d’un événement comporte de nombreux éléments évolutifs : lieu, invités, participants, budget. Tous réclament votre attention. Avec tout ce qui se passe, il est facile de remettre à plus tard le choix de la bonne solution WiFi au profit d’autre chose.

Mais si vous le remettez trop longtemps à plus tard. Vous risquez de prendre une décision hâtive sans tenir compte de tous les facteurs nécessaires pour offrir une expérience réseau exceptionnelle.

Si l’accès au réseau WiFi temporaire que vous choisissez n’offre pas un débit suffisant, vous êtes sûr de rencontrer de nombreux problèmes. Les utilisateurs auront du mal à se connecter à l’internet. Les applications risquent de ne pas fonctionner et les participants à l’événement auront une expérience globalement frustrante.

Pour éviter que cela ne se produise, vous devez éviter de choisir votre solution WiFi au tout dernier moment ; et vous assurer de poser les bonnes questions à votre fournisseur. Au lieu d’attendre la dernière minute, essayez de la choisir le plus rapidement possible en tenant compte de toutes vos exigences ainsi que des avantages et des inconvénients des options disponibles.

 

Créez différents réseaux (ou VLAN) pour donner la priorité à certains groupes d’utilisateurs par rapport à d’autres

Si vous savez que différents groupes d’utilisateurs utiliseront votre WiFi à des fins différentes, il est recommandé de donner la priorité à certains groupes ; par rapport à d’autres. Il faut alors créer des réseaux distincts pour chaque groupe.

Dans notre secteur d’activité, cela s’appelle créer des réseaux locaux virtuels séparés, ou VLAN. Afin d’éviter que tout le monde sur le site ne souffre d’éventuelles lenteurs, vous pourriez donner la priorité à un trafic important ; comme le streaming des exposants et les présentations des conférenciers. Bref, offrir une  connectivité WiFi à ceux qui en ont vraiment besoin au moment où ils en ont le plus besoin.

 

Facilitez la connexion

Si vous offrez un WiFi gratuit aux participants à l’événement, il sera dans l’intérêt de tous que la connexion soit facilement accessible. Si vous proposez une page d’accueil WiFi, assurez-vous que la procédure de connexion est simple. Qu’elle améliore l’expérience WiFi au lieu de l’entraver.

En plus d’un processus de connexion simple, il est judicieux d’envisager d’investir dans des logiciels spécialisés. Ainsi que dans des fonctions de sécurité qui peuvent fournir une connexion sans faille pour n’importe quel appareil ; y compris les téléphones portables et autres objets connectés.

 

Conseils pour établir une connexion WiFi parfaite

Une fois que vous aurez maîtrisé tout ce qui précède, voici quelques conseils clés pour vous aider à éviter des erreurs facilement évitables et à garantir le succès de l’événement.

 

Tirez les leçons des événements passés

Pour tirer le meilleur parti de votre accès WiFi temporaire lors d’événements, il est toujours bon de repenser à ce qui, le cas échéant, s’est mal passé lors d’événements passés. S’il s’agit de votre premier événement, vous pouvez également consulter les données publiques disponibles sur des événements similaires.

Vérifiez la taille du public, l’utilisation du WiFi et les appareils utilisés. N’oubliez pas d’analyser les tendances. Cela vous aidera à déterminer quels changements, le cas échéant, vous devriez apporter pour les événements futurs.

Par exemple, si la taille du public ou l’utilisation du WiFi lors de votre dernier événement a été plus importante que prévu, assurez-vous d’en tenir compte pour votre prochain événement. Vous pouvez également envoyer des enquêtes aux anciens participants et exposants. L’objectif :  savoir s’ils ont rencontré des problèmes avec le WiFi qui n’ont pas été portés à votre attention au moment de votre événement.

 

Choisissez le bon fournisseur pour votre accès WiFi temporaire

Enfin et surtout, assurez-vous de trouver le bon fournisseur de WiFi pour vos besoins. Les fournisseurs de réseaux professionnels peuvent effectuer un audit sur le site.

Ensuite, ils peuvent faire des suggestions quant au type de réseau et d’équipement dont vous aurez besoin ;  ainsi que l’agencement de points d’accès le plus efficace pour votre événement. Enfin, le bon fournisseur peut également vous proposer une installation facile, une personnalisation du portail captif et une assistance sur place pendant l’événement. Il vous proposera aussi la ou les bonnes offres internet.

Internet AnyWhere - votre Prestataire Technique Événementiel : Internet Temporaire, Wifi Temporaire, Réseau Filaire Temporaire, Téléphonie Temporaire, etc. Faites appel à nous pour vos événements : Congrès / Manifestation / Salon / Concert / Broadcast / Forums / Compétition Sportive / Festival / Conférence / Roadshow / Keynote / Hackathon / Labs / Esport / Raid dans le désert / Flux de retransmission / Chantier de construction / Lien de secours / Déménagement / Réseau sinistré